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信息时代下办公室档案管理工作的创新研究 　　摘 要：档案记录着文字、声音、图像等重要的信息，是一种重要的信息资源，档案管理工作在各个企事业单位的工作中的地位日益突出。信息时代下的办公室档案管理工作存在一些问题。在讲求与时俱进的时代，办公室档案管理应该借助信息化的契机，将管理工作与自动化和网络化结合起来，达到工作效率的最大化，同时也为更多的人提供有用的相关方面的信息资源。本文的行文结构包括三大方面的内容，首先是对信息化时代下档案管理工作的概述，然后指出信息化时代下档案管理工作存在的问题，最后是根据所存在的问题找出相应的对策。 　　关键词：信息时代；办公室档案管理；创新研究 　　信息时代的发展为办公室档案管理工作带来了契机也带来了挑战。信息化的档案管理方便了各种信息的存档和记录，但同时也对办公室档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理要充分利用信息化和自动化的平台来完善相关方面的工作，从而更好地顺应信息时代潮流的发展。这就要求在管理办公室档案时，要充分发挥人的主观能动性。创新办公室档案管理一方面能显著提高工作效率，另一方面能够很好地实现资源的优化配置，有效地节省人力、物力和财力。 　　1 信息化时代下档案管理工作概述 　　1.1 档案管理信息化的概念 　　档案管理信息化是指将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，并提供档案信息资源的利用服务。总的来说就是从传统的实物记录存档转变成现代化和数字化管理。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。 　　1.2 档案管理信息化的特点 　　档案管理信息化的特点主要表现在三个方面。首先，档案管理信息化工作的进行必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次，档案管理信息化的表现形式由传统的实物存存档转变为电子档案。政府、企业和事业单位走向信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。最后，档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势，信息化管理实现了档案信息资源管理的数字化和网络化，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。 　　1.3 档案信息化管理建设的任务 　　档案管理信息化建设的主要任务是利用现代信息技术开发和管理档案信息资源。在档案行政管理机构的统一组织和规划下，结合现代信息技术，提高工作人员的信息化管理水平。现代信息技术不仅是一种提高档案管理工作效率的方法和手段，更是管理档案必不可缺的一种载体。 　　1.4 档案信息化管理建设的内容 　　（1）基础设施建设 　　完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要前提条件。档案信息化管理的最终目标是建设一个全国统一的档案管理信息平台。为了更好地实现这个目标，在进行档案信息化管理时，必须保证基础设施的建设，为档案管理信息化提供保障。 　　（2）标准规范建设 　　标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。建设档案信息化管理的标准规范，就必须结合我国具体国情及实际，这就要求各个单位档案管理部门要充分调研实际情况，在结合已有的通用规范的基础上，探索出一条合适的标准规范。 　　（3）档案信息资源建设 　　档案信息化管理的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设必须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。再次基础上的档案信息资源，将是社会发展不可或缺的重要资源。 　　（4）应用系统建设 　　档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利持续地进行。技术的表现形式就是应用系统，它应该能满足功能设计和标准兼容。应用系统所采用的软件应尽量产品化和通用化，这样才能更好地实现统一。 　　（5）人才队伍建设 　　不管是什么样的工作都离不开人的操作。档案管理信息化的过程同样需要人去完成。人才队伍的建设对档案信息化管理工作具有重大意义。不同行业的档案管理所需的专业知识不同，因此要有针对性地进行相关行业的业务培训。除此之外，计算机应用知识是信息化管理通用的必备知识，档案管理的信息化的进行要求人才队伍的信息化水平得到不断的提高。 　　2 信息化时代下档案管理面临的问题 　　2.1 规划和设计滞后 　　规划和设计落后是信息化时代下档案管理所面临的首要问题。由于档案信息资源的生成和管理受空间地域的影响，在权限、资金和规范方面都存在一定的局限。在这样的背景下很难制定出全国统一的规划方案。再加上档案信息化进程中由于自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有相对不确定性，难以实现一体化管理。 　　2.2 工作理念滞后 　　传统的档案管理理念更注重对档案的收藏，往往忽视了档案的实用功能。这种理念是一种狭隘的思想。信息时代下的档案管理，信息量大且实用性强，工作人员对档案的管理工作还应树立服务意识。服务对象不仅仅是领导，服务范围不仅仅是内部