工程项目管理中档案资料质量的控制研究.docVIP

工程项目管理中档案资料质量的控制研究 摘 要：工程项目管理的最终目标是完成项目目的，其中工程档案的审核与归档是工程档案管理的重要内容。档案资料的真实性、完整性、有效性是工程档案质量的衡量标准，高质量的档案资料能够更好的为工程项目服务，因此，加强工程档案资料的质量控制欲管理，成为近年来工程档案管理工作的一大课题。 关键词：工程项目管理；档案管理；质量控制 一、目前工程档案资料质量存在管理问题 工程档案是记录建设工程项目全过程的资料文件，是项目投入使用后确保安全运用的重要文件，最终归档的工程档案资料要具备较高的质量，保证资料详尽完备、数据真实可靠、档案系统真实，能够准确详尽的反映整个项目前期准备、中期施工、竣工验收的过程。但是目前的工程档案管理中，由于对工程档案认识程度偏低，资料质量的管理存在一些问题。 首先，施工综合管理文件在下发或者转发过程中，往往以复印件的形式存在，到时工程档案的原件不齐全。其次，工程质量验收签证资料不齐全，原始资料文件在手续移交时造成丢失或破损。再次，竣工图文件编制不规范，工程进度中，对施工设计图纸的变动、替代等没有针对性细则，原始资料保存不完整。最后，施工原始资料、验收签证资料格式、填写、修改、用笔书写等不规范。 二、工程项目档案质量失控的主要原因 一般大型建设工程项目都要涉及到多个参与单位，单位之间的衔接紧密度和配合程度影响了工程档案管理的质量，使档案资料的质量核验工作增加了难度。总结起来看，主要原因无外乎一下几点：其一，工程建设主管部门档案意识薄弱；其二，涉及单位之间相互权利义务关系，以及施工、竣工责任不明晰，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施；其三，施工单位在工程档案管理方面的业务素质不高，造成竣工文件资料不规范；其四，工程施工中，相关监理人员专业度不高，档案管理水平低，对现场签证把关不严。 三、工程项目档案质量控制管理的重点 工程档案是由许多项目资料共同构成，缺一不可，而在档案资料质量管理中，以下三个方面是控制的重点：其一，施工图设计文件（含变更）质量的控制，涉及到这一层面业务工作的是设计院，施工图是现场施工和竣工图编制的依据。对施工图设计文件质量的控制，一要求项目资料人员熟知设计院状况，最好监督控制工作，另一方面从要求资料人员验核精准，在项目施工前将所有设计项目施工设计图文件交接完成；其二，建设材料、施工机械的供应档案质量控制，这些都是项目建设能够高质高量完成的基础；其三，施工文件质量的重点控制，其控制步骤可分为四步，第一步对照合同、计划、图纸发放情况，核验竣工图及设计变更单是否齐全，第二步核验交工记录是否齐全，第三步核验设计变更是否完全在施工图上体现，第四步，核验所有资料是否符合归档要求。 四、提高工程项目档案质量管理水平的措施 （一）从项目立项开始抓起，为竣工档案控制管理打好基 础。良好的开始是项目顺利完成的基础保证，在建设项目施工开始之前，所有前期事项均做好严格的工程档案记录，确保档案的真实准确性。在项目管理和档案管理方面，均实行项目经理责任制，同时，对于项目竣工资料的编制与整理，也需项目经理负责。有鉴于此，项目的立项以及工程档案的建立应归为一体，全部纳入工程项目建设的进程中，将工程档案管理作为建设项目的一部分，并重点管理。 （二）从制度基础上建立健全管理制度。规则制度以其强制约束性属性为行为指定了方向和道路，划定了方位和框架，因此建立健全工程档案资料质量管理制度是做好工程项目竣工档案工作的基础。在建设工程项目的总体规划上，要求建设各阶段档案资料有序管理，保证归档文件资料准确、齐全、规范。为使工程项目以及档案管理工作顺利进行，需详细的制定规章制度，将责任、权利细化到每个部分、每个工作人员、每个施工阶段，并且在规章制度中明确工程所有涉及单位的权利指责，明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、工程档案管理部门在工程档案管理中的具体责任和职责。 （三）充分利用法律手段提高管理的约束力。一项建设工程项目涉及到太多的法律问题，因此需要重视法律的强制性和约束力，强调合同的重要性，做好工程档案资料质量控制的保障工作。工程项目档案管理部门要充分利用工程招标的优势，积极参与到项目合同的起草中，将工程档案管理所涉及的资料文件整理归档、审核验收作为单独条款纳入合同中，确保档案管理工作的合法地位，使档案工作在法律层面上获得保证。 （四）制定竣工文件整编进度计划。竣工文件整编列入进度计划是完成工程档案的有效措施。在项目开始之前，建设部门应于建设施工单位制定详细的工程进度计划，将工程施工分为若干部分，每部分工程竣工文件质量检查工作列入该项工程单位进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。在竣工资料整编中，所有发现的问题都必须及时研究解决。在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、档案管理部门要紧密配合，确保竣工