如何有效的组织会等议--笔记.docVIP

那么怎样的会议才算成功？ ◆在最短的时间内达到会议目的。 什么情况下有必要开会 开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。 ◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。 ◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。 ◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。 ◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。 ◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。 ◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。 什么情况下没必要开会 开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会： ◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。 ◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。 ◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。 ◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。 如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求： ◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者 ◆与会主题相关的专业人士能不能到场 ◆开会时提供特定咨询的人 准备会议的议程