浅谈经开区档案馆如何实现档案信息化建设.docVIP

浅谈经开区档案馆如何实现档案信息化建设 　　当前，经开区档案馆实行的是定期接收归档的传统档案管理模式，既费时费力又不便提高整个部门的工作效率。21世纪是以数字化、网络化为特征的信息化技术发展的时代，此种管理模式已不能满足经开区跨越式发展的需要。因此，如何做好电子文件的归档与管理，如何强化档案管理的信息化、数字化建设，已成为经开档案人需要面对的一个崭新的课题。 　　一、经开区档案馆现状 　　（一）管辖范围增大，分类大纲依旧 　　2008年以来，随着经开区实施实体化管理，管辖范围从原有的5.7平方公里扩展到156.6平方公里，原有的组织机构骤增，部门已增至40多个。但是，至今仍然使用原制定的分类大纲，并缺乏相适应的全宗指南。 　　（二）清理库藏档案，提高整体质量 　　经开区档案馆现有库藏档案门类众多，近年来，档案管理人员变动频繁，应适时清点理顺库藏档案，让现有档案管理人员对库藏档案做到心中有数，了如指掌，以提高工作效率，并做到发现问题及时查缺补漏。 　　（三）档案设施陈旧，管理软件滞后 　　经开区档案馆目前的档案设施陈旧，档案管理工作无专业的、与之对口的档案管理软件，显然已不能适应新形势下档案管理的需要。 　　（四）档案管理制度的落实，乃当务之急 　　早在1998年，经开区档案馆就建立健全了档案管理各项规章制度。但制度上墙不落实、制度形同虚设直接导致同一部门规范不统一、标准不一致。 　　二、规范电子档案管理 　　面对新时期档案管理工作的需要，经开区档案馆只有创新思维、创新举措，才能在新形势下确保电子档案标准化、规范化。 　　（一）加大宣传、确保落实 　　档案馆应通过会议、培训、内网信息等多种形式，宣传电子档案具体归档要求和档案数字化、信息化管理的重大意义，不断提高干部职工的思想认识，全面推行《昆明市档案条例》和《电子文件管理与归档办法》。 　　（二）分门别类，整理组盘 　　1.文书电子档案整理。分内部和外部文件：内部文件，一按不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，以延长归档电子文件的保管寿命；二按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘，档案部门在接收归档文件时集中完成组盘，建立盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。外来文件、书面文件通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络；电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，转入档案部门，档案人员审查后，通过档案管理信息进入档案数据库。2.科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可分门别类归档管理。基建档案对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。3.会计电子文件整理。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 　　（三）加强保护，延长寿命 　　光盘作为新型的存贮载体，有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，要选用耐久的光盘并且每4年转存一次。平常保管时应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，为防光盘氧化、变形、老化、潮湿使光盘片基霉变，存放温度宜控制在17～20℃，相对湿度35%～45%。 　　三、档案数字化、信息化建设的意义及内容 　　逐步全面实现档案数字化、信息化建设，是转变档案工作方式、促进档案工作可持续发展的关键环节，是实现档案事业跨越式发展，提高档案管理水平，促进经开区档案工作全面协调发展的重大举措。 　　（一）档案信息化建设的意义 　　当前，我国档案信息化建设是为了将档案信息资源进行整合，实现档案资源社会共享，为各级领导、机关、社会各界以及广大公民提供高效、优质的服务。 　　1.档案数字化是档案信息化的基础。新型的档案管理是由纸质档案管理向数字化档案管理为主转变的。全面推行电子公文，在收集和保存电子文件和电子档案方面要注意实施前端控制，使档案能够准确、及时地接收、存储、提供利用，控制和筛选无用文件，实现文档一体化管理。2.档案网络化是档案信息化的关键。档案信息服务由以往面对面服务为主向以网络服务为主转变，借阅者通过网络提交借阅申请，档案信息管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室，从而提高档案信息的利用率。3.检索自动化是档案信息化的最终目的。传统的档案管理虽然也编制有不少检索工具，但当查阅信息量较大时，使用效率会降低，而计算机检索速度快、效率高，可大大提高工作效率。 　　（二）档案信息化建设的内容 　　1.基础设施建设。主要包括计算机、路由器、存储器以及操作系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网