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艺术类专业教务秘书办公方法的独特性研究 [摘 要]高校的教务秘书对学校的教学管理运行、教学质量效果的影响是显而易见的。而艺术类专业由于学科的独特性，因此，对教务秘书的工作也提出了一些特殊要求。教务秘书应该在把握艺术专业特殊性的同时，协助教师和学生完成任务。 [关键词]艺术类；教务秘书；独特性 [中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]2095-3712（2012）08-0052-02 一、高校教务秘书的日常工作职责 普通高校学院教务秘书的日常工作一般是配合并协助学院领导，办理具体的教学事务；及时、有效地传达学校教务处下达的通知，执行相关计划、方案、政策等；为教师的常规教学服务，主要包括：（1）每学期开学前的课务落实以及课表的发放。（2）按时督促教师编订并提交授课计划。（3）根据教学计划向相关教研室征订教材并报送教务科。（4）年末按学校规定核算教师工作量。（5）准备期中教学检查，督促任课教师上交相关材料。（6）组织做好学生的补考、重修工作。（7）学期末要做好期末考试的准备工作（例如：试卷审批、试卷库中试卷调取、印收试卷、督促老师在规定时间网上登分等）。（8）配合学院做好各项教学管理检查工作；针对学生提供教学帮助，并将学校的各种有效信息及时传达给学生；同时，学生有相关学业的问题也可以及时咨询教学秘书，得到解答。本文将就艺术类院系专业的特殊性，分别对以上教务秘书工作进行梳理，探索符合艺术类专业特点的工作方法，更好地服务于教学管理。 二、艺术类学科的独特性研究 众所周知，教务秘书的日常工作围绕教学管理、学生工作展开，如何更好地完成工作，要求教务秘书能根据院系的具体设置来制订和调整工作计划，提高效率。 美术学院有自身的特点，如学生个性的独特性表现为性格活泼张扬，表现力强；日常学习中，学生偏重专业课的学习和钻研，但是公共课程的学习往往比较薄弱；一些跟毕业、学位挂钩的公共课程、英语等级考试、计算机等级考试等，学生通过率都不高，影响到学生的正常毕业。针对这种现状，教务秘书在工作过程中要怎么做呢？首先，要加强教务管理的力度，尽早向学生传达学校针对毕业设置的硬性条件，要让学生了解：如果想顺利毕业，并且拿到毕业证和学位证，就要正确地面对相关文化课程的学习，保证相关课程的通过率。其次，因为艺术学科小专业比较多，学生平时都要进行选修课程，专业课程的特点比较分散，如何协调学院学生上好公共课是教务秘书要解决好的实际难题。教务秘书要发挥教务员的主观能动性，使其合理安排与协调，确保公共课的合理性。有了思想上的保证，再加上平时教师上课的纪律约束，相信学生会从心理到行动上重视文化课学习，为将来顺利毕业打下基础，让公共课不再成为艺术类学生的薄弱面。教务秘书在这期间的工作包括传达文件、教务安排、监督学生上课出勤率等，在一定程度上促进了学生积极学好公共课。 在日常的教务管理工作中，教务秘书除了发挥自己的主动性和专业性，为教师、学生做好服务管理工作外，也要根据艺术专业学生的特点，调动学生参与教务管理工作的积极性。 考虑到艺术专业学生本身比较活泼，喜爱自由宽松的学习环境，在日常管理中，教务秘书可以让学生干部以及一些积极分子参与到班级具体事务的传达、安排以及纪律的监督中，让学生之间自己沟通，营造出让学生感觉更加轻松的环境。比如班长、学习委员签到制度，每天的第二节课后安排班长、学习委员到教务秘书办公室汇报班级的上课出勤情况、学生请假情况、教师上课情况等相关信息，填表备案；同时，教务秘书将相关信息传达给他们，如学校或者学院的重要通知（国家四级考试的报名日期、省计算机等级考试信息、奖学金评定等与学生切身相关信息等），由这些班级学习骨干传达到班级学生，这样可以避免信息放到教务网上、有的学生没有及时看到信息而错失机会的现象。 教务秘书在大四毕业班实习阶段的工作比较烦琐，学生几乎整个学期都要在单位实习。实习包括集中实习和分散实习。所谓集中实习即学校统一安排实习地点，由相关老师（一般是班主任）负责联络和监督，3名以上的学生在同一个单位进行实习。分散实习是学生自己联系实习单位单独实习。教务秘书负责发放实习表格，让学生填报实习单位并找实习单位盖章和家长签字等。实习表的回执、实习期间填报的实习情况表以及最后的实习报告书，都交由教务秘书并统一上报学校。大四一开始，教务秘书就要统计每个班级学生的学分、绩点以及是否还有不合格的课程，告知班长或者班主任，提醒没有满足相关毕业硬性要求的学生抓紧时间做好毕业前学业安排。由于艺术专业学科的特殊性，学生的情况各不相同、非常复杂，无疑增加了教务秘书的工作量。大四阶段的毕业论文及毕业设计的日程协调安排也是教务秘书的重要工作，要求教务秘书在每一阶段都能及时传达学院的工作进度计划，让学生及时有效地得到相关信息。 此外，艺术类学科因为专业课程的独特性，专业方向