WORD文档的阅与修订.doc

WORD文档的审阅与修订 ——领导与秘书的无缝连接 秘书写好文档后，交给领导审阅，当领导发现问题时，总是把秘书叫到身边，一个一个地指出文档中的不足，并要求修改。功底好的秘书，需修改的地方不多，容易记住领导的点评，方便修改，功底差一点的秘书，需要修改的地方较多，可领导几句话点一点就过去了，秘书如果没有过耳不忘的能力，这可就苦了。 在WORD文档中，其实可以通过审阅与修订功能解决了上述问题，实现领导与秘书之间的无缝连接。可是很多领导与秘书不会使用审阅与修订功能。为解决这个问题，特写本文详解之，望能对阅读者有所帮助 (其实导师与学生之间的论文交流，最好也用这种方法)。下面分步骤详解审阅与修订功能的应用实例。 步骤一： 秘书编辑文档如图1所示： 图1 秘书编辑好文档后，把文档提交给领导。 步骤二： 领导审阅，使用审阅工具栏的批注命令(WORD视图菜单(工具栏(审阅工具栏中的图标)，指出文中的不足，如图2所示： 图2 领导审阅结束后，把文档发送给秘书，要求秘书根据批注修订。 步骤三： 秘书接到审阅过的文档，做修订工作，进入修订状态 (菜单：工具(修订 ，该图标下沉时表示修订状态，否则表示正常文档编辑状态，两种状态之间也可使用Ctrl+Shift+E切换) ，秘书右击批注的红线框或者框内部，在弹出的快捷菜单中选择删除批注，然后删除“德化陶瓷职业技术学院”文字，录入“泉州工艺美术职业学院”文字，这时WORD将自动记录修订信息，对删除文字部分，WORD用红色方框在右边标注，对插入文字部分则以红色加下划线文字显示。反复执行本步骤一直到修订完文档中所有批注为止。修订后文档如图3所示： 图3 其中红线实线方框记录着秘书的修订信息，秘书修订后把文档又发给领导审阅。 步骤四： 领导审阅修订后的文档，同意删除相关文字时，就右击红线方框并选择快捷菜单的的同意删除，若不同意删除，则选择不同意删除，选择后红线框自动去除。然后右击红色文字，选择“同意插入”或“不同意插入”以删除红色下划线文字的修订格式，使之成为正常文档文字的格式。 返回步骤三，直到文档没有不足被发现为止。 步骤五： 最后一次审阅，审阅后文档如图4所示： 图4 这时文档中已经没有批注，没有修订记录，表示文档通过领导的审阅，同意定稿。 陶瓷学院公共教学部 许兴权 2013.3.20 practice activities implementation programme, and XX town party leadership party of mass line education practice activities rectification programme, and XX town carried out four wind aspects highlight problem special regulation implementation programme and XX town system construction plans,. One is to pay special attention to education. A party Lecture with 71 for all party members and cadres education, organizations watch anti-corruption warning education propaganda, promoting seven special and 9+1+X problems of rectification, Enhance the awareness of all the party members and cadres and the sense, honesty in politics and corruption of immunity. Second, well check the urge. Efforts to increase the annual implementation of the supervision to ensure completion of the various tasks. Third, conscientiously implement the Central, provincial, municipal and County requirements. All party members and cadres and workers to improve the style of work of the Organization, and strive to improve the lev