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浅谈办公自动化与电子文档管理 此文系我代写，稿费未付，携稿潜逃，强烈谴责此种诈骗行为，必有报应 【摘要】随着社会的发展，科技水平的提高，我国在办公自动化的发展进程上也有了显著的进步，其中最大的表现就是现代信息技术与办公自动化的结合，电子计算机无疑给我们的办公带来了巨大的便捷，海量资源可供我们利用，但在这同时，怎样对数不尽的资源进行归纳管理，使之发挥应有的作用成为困扰我们的一大难题，本文就这方面来展开探讨。 【关键字】办公自动化；电子文档；管理 深入了解办公自动化与电子文档管理 电子文档管理与办公自动化的关系 在办公的同时会产生各种各样与之相关的文件，而电子文档就是电子化的文件所组成的，它其中蕴含着办公的重要信息和参考信息，是办公时必须储备的资料，电子文档的产生与发展是办公自动化进程的一个重要体现，也是办公自动化的组成部分。从大方面来讲，办公自动化的过程就是计算机与之结合的过程，正因为现代信息技术的发展，才让办公自动化得以实现，所以随着计算机技术的发展，电子文档在储存形式，归纳管理方面也将更上一层楼，以此来更好的推动办公自动化的发展。 深入了解电子文档管理与办公自动化 电子文档管理起先是由个体独立操作进行的，即个体将自己的办公资料归纳整理在电脑上，以方便自身的使用，在这个时期电子文档还没有形成统一管理的局面，只是各用各的，文档资源不能被充分利用。接下来就到了资源共享时期，电子文档被投入到统一运行管理中，可供职工参考的资料大大增加，促进了资源的利用率，到目前为止电子文档已发展到脱离纸质的阶段，可完全依靠网络信息技术来实现办公，做到了完全的办公自动化。而电子文档的发展历程也反映着办公自动化的发展轨迹。个人对自己的办公资料进行电子式的归纳整理实际上就是个体在进行办公自动化，这样的工作方式能够提高职工的办公效率，随着个体自动化的广泛运用，以单位为基础的办公自动化开始实行，这样单位内部之间的资源就可达到共享，促进单位整体办公水平的提高。此时的办公自动化还停留在对电子文档的管理及工作方式的改变上，接下来的办公自动化就已经进入了流程方面了，职员之间的任务分配，工作交接，都可以由公司的系统来完成，还能够与其它公司进行密切的联系。而现在的办公自动化已经可以将之前的二者很好的结合起来了，更专注于对海量电子资源的管理与分析，在自动化方面显的更加专业，做到了真正的办公自动化。 当前办公自动化与电子文档管理遇到的阻碍 （一）使用者没有形成正确的观念，电子信息容易丢失 电子文档有纸质文件不可替代的作用，它可以省去很多不必要的麻烦，可作为长期储存、共享、参考的工具，而现在很多单位都忽略了电子文档的作用，依然以纸质文档为主，降低了工作效率，且在将电子文档转化为纸质文档的同时，没有注意对计算机上原始文档的保存归纳，使得很多资源无法长期保存，查询起来也很繁琐，这样一来，办公自动化就无法真正的体现其优越性，只有个别有存档意识的人才会对电子文档进行归纳整理，这就是职员对于办公自动化的认识不同所形成的差异。从电子文档的利用过程来看，其也不是没有弊端的，由于电子文档依赖的是计算机，所以就算人为方面没有出错，也不能保证计算机方面不会有差池，这时就需要程序严密，环节紧扣的程序来应对这个问题了，而我国现在在这方面还没有完整的应对方法，电子文档的安全性得不到强大的保障。 电子文档的作用没有得到充分发挥，易受不安全因素影响 电子文档是为办公自动化服务的，而现在很多电子文档的管理无法与自动办公过程相配合，这样一来电子文档发挥的作用就大打折扣了，单位就不能利用电子技术来对文档进行统一管理了。到现在为止，还有很多人对电子文档的利用抱有怀疑的态度，潜意识里认为还是纸质性的东西拿在手里“实在”，这种想法根深蒂固，但是又鉴于电子文档确实有其便捷性，于是导致的状况就是对每一份资料都进行双份备份，即电子版一份，纸质版一份，而在使用的过程中又不需要如此双份的资源，最终造成相关资源的浪费，这实在是没有必要的。另一方面，网络世界千变万化，在人力物力不出错的情况下，我们把握不住网络带来的威胁，各种网络病毒会在不知不觉中损害电子文档，造成损失，这也是职员对电子文档抱有怀疑态度的一大原因。 电子文档如何能得到长足的发展 形成完整的管理程序，对纸质文档与电子文档合理规划区分 电子文档从开始形成到最后归纳都应在一个可控的范围之内，对不同性质的电子文档设置不同的属性，一方面可防止部分文件被随意修改，一方面可随时修改需要更新的文件，这样一来就可以保证电子文档的真实性和及时性。上面说到现在很多人在使用电子文档时都会同步备份一份纸质文档，造成资源的浪费，针对此种现象，我们可以将二者共同存储在光盘上，电子文档可做为幻灯片进行放映，纸质文档可做成文本文档储存起来，既方便查看又方便打印，