第七会议期间的功服务与管理.doc

第一节?? 会展现场服务 .?????一、预登记服务 .?????? ??????会议登记一般可分为两类，其一是预登记，其二是现场登记。会议组织者大多鼓励与会人员进行预登记，因为预登记能使他们提前掌握出席会议的人数和名单，也便于饭店对客房和餐饮的安排。 .?????? 在与会者抵达前应做好以下安排： .?????? （1）根据团体预定中提供的信息，在客人达到之前对客房进行安排，客房应尽可能安排在同一楼层或区域，并将钥匙装进信封袋； .?????? （2）提前为团体或单位填写登记卡，客人到达时只需签字即可； .?????? （3）当与会者到达时，可在大堂的适合位置布置登记柜台，以减少拥挤； .?????? （4）如果会议组织者要求，可以由会议组织者提前代表成员将所有的单据表格拿走，在路途中由与会者自行完成。 .?????? （5）给每位与会者一个资料袋，里面放有表示欢迎的饭店名片、钥匙收费说明、城市地图等； .?????? （6）行李生搬运行李到安排的房间中； .?????? （7）通知有关部门服务到位，包括保安部、餐厅部等。.??????二、与会者的现场注册 .?????? 1、设立会议登记处 .?????? 2、现场登记人员注意事项 .?????? 3、发放资料袋 .?????? 1、设立会议登记处 .?????? 会议登记处要求： .?????? （1）指示标志明显，能引导与会者按程序进行登记； .?????? （2）登记处要有足够的空间，便于客人从一个登记台走到另一个登记台； .?????? （3）登记台应有空间以便于填写表格，并有空间存放会议资料袋； .?????? （4）有专职人员提供信息，指导填写表格； .?????? （5）咨询服务台回答与会者提出的问题； .?????? （6）如果是大型会议，应多设几个登记台，分组登记，减少登记时的拥挤； .?????? 分组登记，减少登记时的拥挤； .?????? （7）提供同伴或家属登记的地方； .?????? （8）提供会议登记用的笔和其他文具用品。同时提供休息室、新闻记者会议资料室； .?????? （9）登记处应提供费纸篓，供客人仍废纸用； .?????? （10）登记台前应设椅凳，使客人能够坐着而非站着办理注册登记手续。 .?????? 2、现场登记人员注意事项 .?????? ?????对于现场登记人员而言，应该注意以下事项。 .?????? （1）表现出良好的工作态度，热情地回答与会者的问题； .?????? （2）做好解决问题的准备。 .?????? （3）涉及付费的事宜，要做好相应的记录并鼓励他们参加会议；（4）遇到自己不能处理的事情时应该请协调员帮忙。 .?????? （5）遵照既定的着装要求佩戴“..会议工作人员卡”。 .?????? （6）最好穿舒适的、上班时穿的鞋子； .?????? （7）随身尽量少带个人物品，如果已经带来了，就把它放在工作人员办公室； .?????? （8）遇与会者询问时，应能准确地告诉他们如何找到房间、电话、衣帽间、会议室和洗手间等； .?????? （9）保持面带微笑，给与会者愉快的感觉； .?????? （10）工作时间不得在登记处闲聊； .?????? （11）不要与前来注册的与会者、会议活动、参展者或饭店本身作出不好的评价； .?????? （12）不要在登记台上放置食物或饮料； .?????? （13）不要吃包括口香糖在内的食物，也不要随便开玩笑。.???三、会展入场管理 .?????? 1、限制入场 .?????? 2、票券售理 .?????? 3、无限制入场 .??? 四、茶歇服务 .?????? 应注意以下问题 .?????? 1、根据与会者人数制定茶歇服务所需茶点数量的预算。 .?????? 2、茶歇服务的时间通常延续15~30分钟。 .?????? 3、茶点摆放区域内各个食品台分隔开来。 .?????? 4、用醒目的标志表明饮料的种类。 .?????? 5、为了使客人使用方便，应按合理顺序摆放食品台上的物品， .?????? 6、每75~100人设一张食品台。 .?????? 7、茶歇服务人员与客人的比例一般为1：100。 .?????? 8、茶点通常是咖啡、茶及其他饮料。 第二节 安全保卫服务 .?????? .?????? 一、会展防盗管理 .?????? 1、加强员工管理 .?????? 2、加强内部管理 .?????? 3、配备安全设施.?????? 二、突发事故与事件的处理 .?????? 1、与会客人报失的处理 .?????? 2、停电事故的处理 .?????? 3、食物中毒事故的处理.?????? 三、会议保密管理 .?????? 一般可划分为以下几个等级： .?????? 1、绝密会议??