101學年度請購及核銷作業變更事項一覽表.docVIP

會計作業變更事項一覽表 項次 100學年度 101學年度 說明 1 請購奉核後再辦理採購(100學年度未確實執行) 自101學年度起請線上請購，奉核後再辦理核銷，核銷時需附奉核之請購單，收據日期需在請購日期核准日期之後，請購日期需在活動發生日期之前。 1.依據董事會第14屆第4次臨時董事小組會議決議辦理 2.依據本校會計制度 3.因應補助款單位查核請、採購流程。 2 5,000元以上由總務處執行採購-甲式請購單及粘存單；5,000元以下由各單位自行採購-乙式請購單及粘存單。 1.校外辦理活動及一般採購，例如:便當、租車、保險、影印、裝訂、紅布條、海報、圖片輸出、其他雜支等自行採購案(不含增置設備、文具、碳粉、影印紙及10萬元以上公告案)，使用乙式「請購單」，簽核名單-請購人-單位主管-會計主任-主任秘書決行；核銷使用乙式「支出憑證黏存單」。上述 2.上述1.外之採購案由總務處辦理，各單位請使用甲式「請購單」，簽核名單-請購人-單位主管-事務組長(10萬元以上請填招標方式)、總務長-會計主任-主任秘書決行-10萬元以上(含)轉陳校長決行；核銷使用甲式「支出憑證黏存單」。 1.配合實際作業-校外辦理活動及一般採購雜支，都由單位自行辦理，卻由事務組依據現行核銷流程加蓋經手人章。 2. 文具、碳粉、影印紙等101學年度由總務處依據相關辦法分配，各單位不需請購；維修案各單位不宜事先自行叫修，需填報甲式請購單由總務處估價執行。 3 動支單作業 (100學年度未確實執行) 物品採購案以外之費用申請，含人事費、工作費、助學金、演講費、交通費、值班費等非採購案之各類費用，使用「動支單」，簽核名單-請購人-單位主管-人事主任-會計主任-主任秘書決行，助學金請加簽預算編列單位，助學金及交通費免加簽人事室。 1. 依據本校會計制度-事先請購 2.動支單等同請購單 3.控制預算不超支  4 101學年度新增 緊急交辦採購案及緊急維修案，請於執行之次日補填請購單，因系統不接受事後申請之案件，需求日期可予以延後，並於用途欄說明緊急原因，維修案可填預估數額；其他特殊案件簽奉 校長核准，以簽文代替請購單。 緊急維修事後填請購單；必要性支出免填請購單。 5 5千元(不含)以下，由事務組及出納組零用金支付。 (100學年度未執行) 5千元(不含)以下，由事務組及出納組零用金支付。 非固定攤位或不能接受匯款之小額核銷案得由承辦人代墊；5千元以下附奉核之請購單，行政單位請至出納組、教學單位請至事務組領取零用金，各單位採購後辦理核銷，由會計室將核銷憑證送回零用金保管人辦理撥還零用金作業。 其餘均由出納組匯入廠商銀行帳戶，各單位請洽可配合之廠商採購；請購時請註明代墊或零用金支付。 6 請購時毋需註明代墊或零用金支付。 請購時請註明代墊或零用金支付，如未註明，一率以匯款辦理。 100學年度未註明，部份單位於核銷大額貨款勾選-代墊-，造成既成事實之困擾。 7 所附之估價單須加蓋本校詢價人章 僅影印之估價單須加蓋本校詢價人章 1.簡化程序 2.如審核發現不實之估價單再由會計室簽報。 8 預支款-活動結束後7內辦理核銷 預支款-活動結束後14內辦理核銷 1.延長核銷期限 2.嚴謹執行，減少再發生延宕數月辦理核銷之情況。 3.特殊個案需延長核銷期限，事先於借支電子公文簽奉校長核准。  9 一萬元以上之活動，預支款需電子公文簽奉核准 1. 一萬元以上之活動需預支款項，除因簽辦辦活動同時簽辦預支款項，依照原辦法-電子公文簽核-。 2.不須電子公文簽奉核各活動案，得於請購單或動支單用途說明欄註明-預支款項-，完成請購作業後請附請購單號mail通知會計室列印請購單開傳票。 簡化作業 10 完成採購請同時取得單據；取得單據後7日內辦理核銷。 完成採購請同時取得單據；取得單據後14日內辦理核銷。 1.延長核銷期限 2.嚴謹執行，減少再發生延宕數月辦理核銷之情況。 3.特殊個案需延長核銷期限，事先於借支電子公文簽奉校長核准。 11 表單修正 101學年度修正核銷表單，請上網列印。 1.部分單位逕行更改表單。 2.表單如不適用，可依據新表單必要格式(如預算編號及付款方式)自行製作符合需求之表單，但需事先寄至會計室信箱確認。 12 核銷預支款需填傳票號碼 免填傳票號碼，由會計室自行查填。 各單位從採購系統未能擷取預支款傳票號碼，僅能列出正式科目出帳之傳票號碼。 13 需補件之核銷案無再重押日期之配合事項 如需補件之核銷案，請儘速補件，送回會計室時請於付款方式欄之空白處加蓋職章並請再押最新送件日期，以利稽核小組及相關單位查核核銷案處理期限。 需補件或更正之案件，部份單位延宕至15日甚至1個月後，再送至會計室，未再重押送件日期，影響會計室作業應遵