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东北大学 丁义浩 第二章 应用文书的格式 东北大学 丁义浩 为便于信息的传递、接受和处理，应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。 书面格式，是应用文书的外在表现形式；内在结构，是应用文书内容的组织构造。 第一节 公文的格式 程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。 根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。 一、文头格式 公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 (一)文件名称 文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如 “××省人民政府文件” “ ××市商业局文件” (二)发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于文件名称下，间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。顺序是：发文机关代字+年份+序号。 如“粤科院字［2000］14号”，表示是广东省科学院在2000年度内发的第14号文。 注意： （1）发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用“［］” 括起来。 （2）联合行文的发文字号，只标明主办机关的发文字号。 （3）发文字号的作用：便于登记；便于分类、归档；便于查找、引用。 （4）公文文头和主文部分用一条较粗的红色横线分开。这条横线称为“间隔线”。党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星，行政机关公文不印红星。 (三)签发人 上报的公文应当在首页注明签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。 签发人姓名的位置在发文字号的右侧空两字位置处：写上“签发人”，加冒号，后写其姓名。只有上行文才需注明签发人。 (四)秘密等级(密级) 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 《中华人民共和国保密法》将秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级注在版头左上方，并标明保密期限。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 (五)紧急程度(急度) 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”； 紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 紧急程度一般写在公文首页左上角密级之下。 (六)份号 份号，又称编号，是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。 一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。份号应标在公文首页左上角。 二、主文部分 公文的主文，是公文最主要的部分。其格式包括 标题 题注 主送机关 正文 发至级限 附件 发文机关 签署 印章 成文年月日 此页无正文 (一)标题 公文的标题即公文的名称，公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。 组成：发文机关名称+公文事由(或公文主题)+公文种类 注意： （1）标题一般不加书名号。 （2）发文机关名称即发文机关标识，应当使用发文机关全称或规范化简称。 （3）公文标题的三个部分，有时可以省略除文种外的一个或两个部分。标题，一般使用“关于”这个介词结构。（4）公文标题的排列：一是在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整。二是要保持标题的居中、对称和醒目。 (二)题注 题注即注释、说明标题的文字。 它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。 题注的字号一般比标题小，但不能比正文字号大。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。 (三)主送机关 主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。 （1）主送机关写在正文之前，标题之下，顶格写，尾加冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号(类间用逗号)断开。 （2）普发性下行文，主送机关较