hmkg-zb-010 公文管理制度.docVIP

公文管理制度（试行） 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目 录 第一章 总则 3 第二章 公文定义及种类 3 第三章 职责 4 第四章 公文发文与起草 4 第五章 公文传递 8 第六章 附录 9 附录一、集团文件编制格式规范 10 附录二、文件会签表 13 附录三、文件传阅单 14 附录四、发文单 15 附录五、模板（另附）： 16 1. 行文稿纸 17 2． 决定、通告（红头文件） 18 3. 请示报告 19 4. 通知 20 5. 会议纪要 21 6. 备忘录 22 7. 函 23 总则 目的：为规范公文格式，提高文件质量和流转效率，加强集团总部与各部门、下属子公司及外部的信息沟通，特制定本制度。 集团总裁办是公文的管理部门，主管集团总部的公文管理，并负责检查、指导下属子公司的公文管理工作。 本制度适用于鸿铭控股集团总部。集团下属各子公司应以此为标准，自行制定其公文管理办法，但不得与本制度规定内容相违背。下属各子公司的公文管理办法经子公司总经理审批实施后，还须由行政人事部报集团总裁办备案。 本制度下发之日起即刻生效，其它原有相关制度同时废止。试行期为一个月。制度最终解释权在集团总裁办。 集团总部各部门及下属子公司拟稿，需以总裁名义签发的公文，一律需经集团总裁办审核，并送签。涉及集团总部一个以上部门执行的公文需经集团总裁办递交总裁审批后，由总裁办统一发布；各部门在发公文前，应先通过OA发文请示流程中起草正文，审批通过后以相应的公文形式完成；集团各部门内部的制度类公文经主管领导签署实施后，还须向集团总裁办报备。 公文定义及种类 公文定义：公文指与政府职能部门、相关部门或机构间传送的文件，以及内部各部门或机构相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。 公文种类主要有： 通告、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排；传达重要精神；奖惩有关机构和人员；任免和聘用人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；（红头文件） 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项； 请示、报告：适用于向上级单位汇报工作事项，并请示批准，请求指示； 函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；（公司抬头信纸或可采用A4纸红头文件） 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 备忘录：适用于内外部沟通，联系工作，回复情况等； 职责 集团总裁办负责公文管理中以下事项： 负责以集团董事会、董事长和总裁名义签发的决定、公告、通告、通知、通报及向政府部门递交的报告等公文的拟稿、发布、呈送、登记和存档； 负责政府部门、社会团体及集团各部门发至集团总部、董事会、总裁、副总裁的公文的接收、登记、承办、转发、传阅、回收和存档； 负责审核由集团各部门拟稿、请求以集团名义发布或呈送政府部门的公文以及由集团一个部门发起需要其他部门知晓或配合执行的公文的处理； 负责受理集团各部门查阅集团级公文的请求； 负责集团总部公文管理制度的修订、推行、培训和执行监督； 负责集团总部与其他异地办公的下属机构间公文的传递； 定期检查集团总部各部门及下属机构公文管理制度执行情况； 负责集团总部公文的保密教育和监督。 集团总部各部门： 集团各部门负责本部门的公文管理。 负责对本部门传达集团发布的决定、公告、通告、通知、通报等； 负责审核本部门下级上报集团或发往外部的公文； 负责本部门的公文制度的执行、监督； 负责本部门往来公文的登记、存档和查阅受理。 公文发文与起草 发文准则 各级部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。行文应首先由发文人发至部门主管领导或直接上级审核，审核后发送至分管领导审核(审批)，需要总裁或董事长审批的文件，经由总裁办办理； 集团总部各部门在职权范围内，可以互相行文； 任何行文，按照审批权限审批后，交由总裁办统一安排下发，各发文部门保留原件，总裁办保留附件； 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销； 向下级部门的重要行文，应当同时抄报直接上级部门； 部门之间不得以发文形式来解决一般性问题； 各部门一般不得越级向上行文，必要时应抄报越过的单位；按照一级抓一级的原则，向下行文只针对直属部门和单位； 各部门及机构需要对外发文，涉及重大经济、法律事项应将文件底稿送总裁办审核，以便统一口径，保证发文质量； 请示公文，应一文一