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公务员职务分类的思考 一、职能分类的涵义与历史渊源。　　要弄清职能分类的涵义，首先还必须从职能说起。所谓职能，简要地讲，就是指一个机关或单位所具有的作用与功能。换句话说，也就是该机关或单位所必须承担的任务和责任。任何一个机关，只要是依法成立的，一般都在得以成立的有关文件中赋予了特定的职能。为履行职能所开展的一系列活动，势必形成和产生一系列的文件材料。在档案整理过程中，以一个机关或单位的文件材料为特定对象，依据其客观既定的职能作为分类标准的做法则谓之按职能分类。人们又习惯地称之为职能分类法。　 二、职能分类的特点与实际运用。　　职能分类的特点是与其它的分类方法相比较而存在的。自50年代初期开始，我国在文书档案整理时采用以组织机构分类与问题分类为主的方法，不容否定，上述分类方法对实现档案的有序化和科学管理发挥了重要作用，但经过近50年的实践，也发现了一些弊端。例如组织机构分类法它必须以机构健全、稳定和分工明确为条件，诸如党史办、政研室、老干局、科技局等相当一部分很少有内部机构的单位就不宜采用。问题分类法也由于其概念内涵的不确切性和文件内容所反映问题的复杂性以及问题的伸缩性与相互渗透性，加上人们对问题的认识水平存在着一定的差异，在分类时很容易把整理工作建立在主观思考的基础上，缺乏明确的客观标准，从而影响了分类的科学性。尤其是纪检、监察、纠纷调处等部门采取此种分类方法势必出现顾此失彼的现象。按职能分类，既可扬其两者之长，又能避其两者之短。其主要特点有四：　　一是层次清楚，容易操作。顾名思义，职能分类是以机关又可以根据职能作进一步的组合。在正常情况下，职能类别应该是一个机关文件分类中所担负的职能为分类依据的。一般说来，一个机关担负着多少种职能，那么在其分类时就会有多少个类别，用不着花更多的时间和功夫去考虑分类是否正确的问题。如改革后的农村乡镇，是一级小而全的基层政权组织，绝大多数都担负着管理农业、财贸、民政、国土、乡镇建设、计划生育、武装政法等多种职能，在档案分类时无疑地可以将其分为与上述职能相对应的几大类别。在各大类的下面又可根据文件的多少分为若干层次的小类。仅以计划生育工作为例，一级类目按其职能类别区分为“计划生育”类名，其二级类目就可以分为“手术类”、“证件类”、“统计台账类”等；在“手术类”下还可以分为“结扎手术”、“流产手术”、“引产手术”、“放环手术”等多个三级类目；有的还可以继续往下分。同级类目之间相互排斥，互不包容，大类与小类都是纲与目、上位概念与下位概念的关系，逻辑性强，层次分明，条理清晰，不难掌握。　　二是标准客观，随意性小。按职能分类，始终坚持历史唯物主义的观点，尊重客观实际，不凭空想象，不主观臆造，不挂空档。任何一个机关的职能都是既定的，而围绕其职能所形成的一系列文件材料，具体地记录着实现某一职能活动的全过程，并具有着一定的规律性。职能分类以机关职能活动为标准，符合文件的自然形成规律，分类比较客观，主观随意性小，所建立的类目体系，能够如实反映出文件形成的历史轨迹，使立档单位的历史面貌得以再现。现说，任何一份文件的主题同样地从某个侧面反映了某一职能活动，为文件的分类提供了客观依据。　　三是内容集中，便于查找。按照职能分类的基本要求，在文书立卷时必须把反映同一职能活动的文件材料集中在一起组卷。职能分类法并不雷同于组织机构分类法，它不受其内部组织机构是否健全、稳定和分工是否明确等因素的限制。职能分类法也同时优越于问题分类法，它不会因为文件内容所反映问题的复杂性以及人们对问题认识的差异与局限性而影响其分类的准确性。将反映同一职能活动内容的文件组合在一起，能够重点地突出文件在内容方面的有机联系，以便日后的查找与利用。　　四是适用性广，灵活性大。就职能分类的适应范围来说，凡是担负着一种以上职能的机关单位均可以采用，它既适合于党政机关，又适合于社会组织、人民团体和事业单位。就其具体使用方法而言，它既可以用来作为一级类目，又可以用来作为二级类目，也可以用来直接组成保管单位，用它单独构成从一级类目到二级类目、三级类目甚至四级类目等完整的系统的类目体系。　　在具体的操作过程中，不但要遵循职能分类法所必须遵循的原则，而且要注意如下几个问题。　　1.要尽可能地结合其他分类方法使用，使之更具有科学性。职能分类的科学性是已经被实践早就证明了的，毋庸置疑。但从我国档案实体分类的传统习惯来讲，任何一种分类方法，不管它再科学，也很少单独使用，一般都辅之以其它分类方法。如组织机构——年度分类法，就是以组织机构为主结合时间分类法使用的；又如问题——年度分类法，则是以问题为主结合时间分类法使用的。我们在采用职能分类法时，尽可能地按照我们分年度立卷归档的传统做法，结合时间构成职能——年度分类法或年度——职能分类法，即一级类目按职能划分时