宫晓东 讲 泸州老窖企业档案管理.ppt

宫晓东讲师 宫晓东助理：赵目 录 企业档案的概念、作用与档案意识 企业文件的清理与归档范围的确定 企业文件形成、积累与归档的管理 企业档案的分类与编号 会计档案与特殊载体档案的管理 企业档案的鉴定与库房管理 企业档案管理的概念与作用 一、企业档案管理的基本概念 1、企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 2、企业档案工作：企业履行档案管理职责的行为和活动。 3、企业档案工作原则：集中统一领导，分级管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现档案资源的有效利用。 二、企业档案的作用 1、法律证据作用 2、责任认定作用 3、信息支持作用 4、文化积累与承传作用 三、企业档案意识创新 1、认识档案意识的个性化特征，强化档案利益关系，选准工作入手点。 2、深化档案意识的法治化趋势，明确企业档案工作的根本目的，确定档案人员的法定权力和职业道德界限。 3、提出档案意识的资源配置化发展方向，全方位为企业各项工作服务。 企业文件的清理与归档范围的确定 一、企业文件清理工作的含义 清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为精化企业档案管理提供依据。 二、企业基础数据清理的工作程序及数据汇总表 三、数据互动规律描述 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。 四、数据清理工具的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表。 企业文件的形成、积累与归档问题 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度: 二、企业文件积累制度 (针对自身所产生的文件) 三、文件归档制度 1、归档范围（参见文件清理表） 2、归档时间 一般情况下，管理类文件材料的归档时间为次年第一季度，以下文件按办理完毕或活动结束时间归档： 股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料 产权变动过程中形成的文件材料 法律诉讼文件材料 机要文件 工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。 3、归档份数 管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。 4、归档要求 归档实行承办人负责制。 归档文件应为原件，因故无原件者应进行签章说明。 文件材料归档后不得进行修改。 归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。 5、归档手续 归档手续以合法性和合规性为原则。 文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员保存。 《文件移交登记表》应同时提交电子版。 6、立卷工作 案卷:是指一组具有有机联系的,价值、密级基本相同的,便于存取的企业文件的最小组合. 二、企业档案的编号 1、以“件”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号 2、以“卷”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号 3、保管期限、特殊载体代码对照表 会计档案与特殊载体档案的管理 一、会计文件整理 会计文件一般按照国家规定，将会计文件划分为以下种类： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料