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公司行政事务管理制度 总则 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。第一章 ??会 议 管 理 制 度 一、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。 二、公司级会议的组织者为行政人事部。? 三、会议通知形式主要为电话通知，部门经理、主管以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。 四、因故不能参加会议的，必须亲自向行政人事部说明理由。 五、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。 六、各部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。 七、部门有关会议如需行政人事部协助的应提前通知，以便做出统一安排。第二章? 办 公 电 话 管 理 制 度 为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定： 一、公司电话主要用于办公业务。禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。 二、各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。 三、由办公室定期到电信局对各处室及部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布。第三章　公 文 管 理 制 度 根据有关规定并结合公司实际情况，文件收发、传阅管理办法规定如下：? 一、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟，涉及各处室职责，需要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。? 二、公文审核。指对草拟文稿的审核，由行政人事部负责。审核的主要内容是：看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由部门自行发文。? 三、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 四、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各部门或某特定业务范围的行文，由部门负责人签发。 五、公文的印刷、用印。 经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。第四章　办 公 用 品 管 理制 度 为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定： 一、职责及范围 1、本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品 2、办公用品的采购、保管及发放归口行政人事部管理。各部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各部门负责人或指定专人负责。 二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法 1、每月15日以前，各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况，并列出详细计划，计划本着“节省、实用、必需”的原则，经部门负责人审批后统一提交行政处。 2、根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经行政部审核，总经理批准后进行采购，并于每月25日至30日发放。 3、公司新到工作人员的办公用品，根据各部门负责人提供的名单和用品清单，为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。 4、除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书面申请，须经行政部批准方可领用。 5、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品要以旧换新，行政部有权对各部门的领用情况予以审核与监督。第五章? 办公设备（软件）更新、维护、使用制度 一、职责及范围 1、公司办公设备包括：电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、多功能厅彩电、音响、投影仪及各部门配备的空调等各种贵重物品。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。为了保证各项办公设备的正常使用，各类办公软件的安全操作，发挥办公设备及办公软件的最大功效，特制定本制度。 2、传真机、照相机、摄像机、多功能厅（会议室）内彩电及VCD、DVD均由行政人事部指定专人保管、使用，定期进行检查，发现问题应及时报告，由行政人事部通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养。 3、各部门配备的计算机，由各部门指定专人定期负责清洁工作。 二、更新、维修及维护保养 1、办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。 2、需要进行办公设备更新时，由部门人员申请，部门负责人审核、总经理批准，由行政人事部负责采购。综合处根据市场报价做好新购置办公设备的预算，经总