采购报销管理 演示文稿幻灯片.ppt

广州华浩采购报账流程操作 培训讲义 收料单（入仓单）的填制要求 仓管凭送货清单在清点数量并验质合格后开具收料单，发现收货数量与送货清单不符，应通知送货人复点并电告采购部，采购送货或供应商应在收料单“复核”处签字确认；[解释：签字的作用在于：如果短少货物，对方确认则可以扣减货款或要求补货；如果相符，则达到内部牵制的作用] 收料单（入仓单）的填制要求 必须按物料名称分别填写，不能笼统地填制为一批（如果物料品名太多，可以用电脑打印清单，附于收料单后）； 按送货清单或合同单价填写，特殊情况确无单价的可以只填数量，由财务根据发票补录入单价 仓管在验收后应同时在供应商的送货清单上签字确认，作为供应商送货收款的依据 健全发出领用制度，建立进销存台账。（附电子进销存使用的讲解） 单据、报表报送要求：仓管应将收料单财务联和采购付款联（或经手人联）每周报送财务部和采购部1次（财务送刘苏波，采购送孙磊收），进销存报表每月报财务1次，逾期未报送的净纳入仓管的月度绩效考核，由财务部、采购部和综合部负责监督执行。采购部因报账急需，可以要求仓管提供收料单传真件，仓管必须配合 采购付款、报销流程规定 采购预付款根据合同支付，由采购填制“资金支付单”，财务审核 支付到货款时由财务审核采购报销单手续齐全后，根据合同比例支付；采购应凭供应商发票、送货清单的签收联，仓管开具的收料单，填写“费用报销单”，经批准后向财务办理报账 设备安装调试款必须由相关部门出具设备安装调试验收证明，并由有关人员签字，由财务根据合同条款审核支付比例 采购付款、报销流程规定 质保金在合同规定的保质期内如无质量问题，由采购部申请、有关部门核实后由财务根据合同审核支付 零星采购使用现金支付的，由采购员在备用金中支付，货物验收后凭发票、入库单、请购批准单填制“费用报销单”按有关程序批准后核销 采购付款、报销流程规定 钱货两清通过银行支付（含转账或支票）的零星采购业务，如需支付定金，则在采购员备用金中支付（注意及时收回），在货物验收并开具发票后填制费用报销单向财务办理银行支付申请；特殊情况先请款通过银行一次性支付的，需附请购批准清单，供应商收据方可办理；验货后及时填制“费用报销单”经批准后冲账 采购付款、报销流程规定 建立支票和报销单签收制度：财务应建立支票签收登记簿，由供应商凭收据在财务室领取支票；采购应建立发票报销单签收簿，上交冲账的报销单据时应由会计签收，以明确双方责任 关于加强采购货物验收管理，明确采购报销流程的通知 为加强财务、成本管理，进一步完善内控制度，规范会计核算，适应税务管理的要求，现对采购货物验收管理和报销流程明确如下： 适用范围：本规定适用采购部大宗设备、材料采购，项目部零星材料、设备采购，运营部材料采购，综合部办公及其他用品采购 采购、付款程序 使用部门申购→审核、批准→采购订单或合同→采购到货、验收入库→凭发票和验收入库单按规定报销→采购申请付款→采购、财务、供应商对账。钱货两清或先货后款的零星采购（含办公用品采购）可以不签合同，但申购批准和验收入库手续必须齐全，否则财务将不予报销和付款。使用支票支付的，由采购部通知供应商凭收据到出纳签收领取。 申购批准权限 办公用品采购金额单笔在2万元以下（不含2万，下同），零星材料采购金额单笔在5万元以下，大宗材料、设备采购单笔金额在20万以下的，由部门负责人审核、主管副总批准，超过上述限额的报总经理批准后方可实施采购 货物验收岗位设置和职责 项目部、工程部、运营部、综合部设仓管岗位，各部门可根据实际情况设专职或兼职仓管。仓管主要负责材料、设备、工具、器具、办公用品等货物（含烟、酒、茶叶等礼品）的验收入库，领用发出，并做好实物进销存台账登记，分类存放、定期盘点工作，确保账账、账实相符；工程部仓管主要负责工具、器具收发管理及采购部将采购货物直接销售的一收一支开单业务（A 销售业务由采购部委托供应商直接送货的，供应商必须出具收货方的签收单，采购凭签收单到仓管开具入库单、出库单；B 采购部采购直接送货的，可先开出库单，由购货方签收后，仓管凭签收的出库单开具入库单，签收单作为入库单附件报财务） 货物验收岗位设置和职责 运营部仓管主要负责运营材料采购的验收、一收一支开单业务（A 运营材料由采购部采购送货的，可先开领料单，由运营部签收后，仓管凭签收的领用单开具入库单；B 由运营部直接采购的，必须由运营部其他人员验收并出具收货单或在发票上签收，综合部仓管凭收货单或签收发票开具入库和领料单） 收发存单据传递和报账要求 验收入库单（或收料单）由仓管开具，采购或送货方签字确认，入库单一式三联，仓管、财务、采购各一联，采购付款联随发票作报销依据；发料必须按相关管理制度经批准后方可发出，发料时必须由领用人签收；发料