行政人事部前台任职资格及岗位基本职读责.docVIP

行政人事部行政助理任职资格及岗位基本职责 所属部门及直接上级 所属部门：行政人事部 直接上级：行政经理 本岗位受行政经理直接领导和监督，在规定的权限内，日常公事可自行处理，重要事项须向行政经理请示后执行。 岗位基本职责 本岗位主要工作为十大内容：总机接听与转接、接待、分发、订购、整理、维护、报销、收发、更新、支持。 总机接听与转接 ★电话铃响两声内必须接听，应用规范用语：“您好，城市地产！”；转接电话时，应用规范用语：“现在为您转接，请稍等！”；原则上电话转接要求实名制，对于一些非正常业务来电要过滤；对于一些来电咨询，重要事项要认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；对于来电要求转接总经理、老板的，必须问清情况，过滤推销类电话；其他无法确定的电话，先转接至总裁秘书处；如遇到总裁秘书不在座位，可将来电人姓名、来电事由做好记录，并告知来电人稍后回电。 接待：访客接待和会务接待。 ★访客接待：接待来访客人要面带微笑、主动示意，问明身份及来意，请来访者稍等并及时电话通知相关人员。有公司重要客户来访时，及时告知相关领导，迎领贵宾到领导办公室或指定会议室，如需要，给双方奉茶。如有来访董事长的，先询问是否有预约，有预约的，可通知总裁秘书前来接待；未经预约的，必须问清来访者姓名、来访事由，告知对方要联系总裁秘书后方知总裁是否在公司，请来访者在接待区稍坐片刻并立即联系总裁秘书，按回应引入来访者或婉言回绝；如总裁秘书不在，可联系行政人事部负责人作处理。对于来访引起的突发事件，应第一时间通知行政人事部负责人或相关负责人作处理。 ★会务接待:会前，根据具体需要做好摆放（如：水果、瓶装矿水）。会后，协助保洁整理好会议室清洁。 分发：办公用品和名片 ★办公用品：①统计。在每月月底25日左右，将《文具申领表》分发至各相应部门并相互传递下去填写所需文具。②采购。三日后，将表收回进行统计，核对公司库存是否足够发放；若不足，向固定供应商用电话或QQ方式订购。待送货人员来送货，根据供应商的出库单逐一核对，确认无误后签字留底。③发放。根据《文具申领表》将办公用品一一发送，请申领人确认并签字。 注：《文具申领表》分为两种：财务部专用和非财务部专用 联系人：邵小姐 手机 QQ：1902721772 ★名片：根据OA审批要求或行政经理要求印制，将公司所需要求用电话等方式告知名片公司做出设计稿，交予我方核对确认，再做出名片。送货后，申印人准确核对好名片的纸张、公司LOGO、信息，签字确认并逐一发放给相应人员。 联系人：小王 电话 传真 订购：晚餐订购、午饭打包、饮料粉、饮用水 ★晚餐订购：在正常下班时间之后，还有领导等人员加班开会等特殊情况下，主动询问是否需要订购晚餐。如需，自己在网上搜索快捷外卖进行订餐。 ★午饭打包：在用餐时间内，需帮开会的高层打包午餐 统计人数 联络食堂工作人员预留饭菜 联络行政部同事打包 打包至公司后将每份饭菜分发给与会高层 20分钟后回收整理餐盒至清洁室 ★饮料粉 定期查看饮料粉库存，并及时订购 电话联络 廖永兵 ★饮用水 每隔一天送货员定时送水，确保不断水 整理空桶清点数量便于送货员配送 核实送货数量并给予相应水票 负责联系饮用水供应商，保持良好关系 对饮用水、饮水机的质量进行把关，确保正常使用 整理：考勤 导出考勤系统内信息并整理 导出OA系统中请假单及外出单 统计制作考勤报表 整理并核实假单等，交于人事 维护：办公环境 a.协助管理办公室内外环境、绿化及设备设施、如有损坏及时联系维护等 报销： 快递、名片、办公用品、电信、饮用水、物业管理、停车等费用等按时结算，结算时需对清账单 准确无误地建立每一笔费用台账 收发：快递、信件、包裹、报刊 ★快递、信件发送 a.提供快递寄件单，确认寄件人的填写内容正确、规范，通知快递单位前来取件，监督快递员在快递单上签字确认并保存好快递单据方便日后查件与结算； ★快递、信件收件 a.确认是否属于我公司，如是法院快件需联系法务或人事经理确认签收； b.区分好公司件与私人件，如有私人件，费用向寄件人收取； ★报刊 a.统计每年所需报刊类型及数量，并向领导确认信息等 b.向邮政局订阅公司所需报刊类型、数量 c.每日将当日报刊分发并排放至公共阅览区域 d.将高层所需报刊及时送至办公室 更新：通讯录 实时关注OA中的发文、收到人事入职信息更新 及时统计各个子公司发来的通讯录 在OA系统中整理修改等领导审批 支持：会议办公设备支持和协助组织公司文化活动。 ★办公会议设备支持 a.掌握会议设备的使用。 b.根据会议安排提前做好会议设备准备工作，若出现因会议室或设备影响会议召开的情况及时联系IT人员维护 ★文化活动支