文书档案整理培训教材幻灯片.ppt

归档整理的条件 引进现代管理技术，发挥计算机的功能。 “文档一体化” 归档整理十六字原则 强化收集，简化整理， 细化检索，深化利用 整理要求： 1、严格登记。文档一体化软件。 2、及时收集。对活动指定专人。 3、严格检查。同一活动材料是否齐全。 4、随办随归。预归档。 1、归档整理准备工作 2、收集文件材料 3、区分归档和不归档文件材料 不归档文件 （清退 暂存） 　归档文件　（区分文件材料的立卷年度） 不同年度的文件，应归入相应的年度之中。 A 判定文件所属年度：一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。 B 跨年度形成的文件(如召开会议、处理案件等)，统一在办结年度归档。 C 几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准，如请示与批复，以批复日期为准。 D 未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。 4、确定文件材料的类别归属 档案门类　　文书（机构 问题） “问题”一般为大类，即党群类、行政类、生产技术类、经营管理类 5、判定各类内文件材料的保管期限 永久 长期（30年） 短期（10年） 6、件的确立 件: 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件； 转发文与被转发文为一件 会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)； 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件； 报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件 来文与复文为一件， 经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件 归档文件应按件装订 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面 文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档 装订方法：根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结 较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变 分类方法：采用“机构(问题)--年度--保管期限的方法 归档文件应在分类的基础上进行编号排列。 首先按机构或问题分开，每一类中分三个保管期限。每一保管期限中从“1”开始编年度小流水。 比如：2000年 第一个机构“办公室”中，有永久、长期、短期三个流水号，分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三个流水号，分别从1开始。 其他机构也一样。 到2001年，又分别从1开始编件号。 4、一级类目(即机关或问题)中的文件，按事由结合时间，重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、年度的所有文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。 编号: 在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。 归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数 全宗号 年度 室编 件号 机构或