2015信息交流管理程序.docVIP

制定部门：环安卫管理委员会 分发单位： ■总经办 ■管理者代表 ■文管中心 ■手工部 ■营销部 ■设计中心 ■会计稽核部 ■纸器部 ■工务部 ■软件开发 ■市场部 ■品质部 ■交管部 ■人资行政部 ■资材部 ■彩印部 修订日期 版本 修订原因及内容摘要 2005-6-13 A 首版发行 2012-8-9 B0 换版发行 核 准 审 核 制 订 1. 目的 制定本程序是为了在本公司内部及公司与外界的聯系上建一条畅通的管道,从而保证公司在质量管理、环安卫管理、环境管控物质方面的各项制度、措施、方针和目标能及时为公司员工所了解,并达成共识,同时亦能让其它相关利害关系者了解和监督我们在环安卫工作管理上的信息及承諾。 2. 适用范围 本办法适用于公司内部的所有员工及外部政府的主管机关、总公司、社会大众、客户、供货商及其他利害关系者均属之。 3. 职责 3.1 人资行政部负责公司的内外部环境、安全卫生信息的交流、处理与反馈的管理工作，并将重要环境、安全卫生信息报告给环安卫管理者代表。 3.2 各部门负责与本部门相关信息的接收和反馈工作，必要时要将其汇报给人资行政部。 3.3 行销部负责客户相关品质与环境物质相关要求的信息交流、处理与反馈。 4. 定义 无 5. 程序内容 5.1品质、HSF、环境、安全卫生信息的内容 按照信息来源，可分为内部信息和外部信息。 5.1.1 内部信息 （1）品质、HSF、环境、安全卫生方针 （2）品质、HSF、环境、安全相关的法律法规 （3）品质、HSF、环境、安全卫生目标、指标 、方案 （4）环境因素、危险源 、重大的风险 （5）环境、安全卫生管理结构与职责 （6）员工提案和要求 （7）教育培训信息 （8）监测、测量信息 （9）内部审核、管理评审信息 （10）文件分发、反馈信息 （11）文件制订、修改、废止信息 （12）不符合信息 （13）异常、紧急情况信息 （14）日常运行控制信息 （15）品质与HSF、环安卫管理者代表 （16）其它信息 5.1.2 外部信息包括 （1）政府机构信息 （2）相关方信息及投诉 （3）品质、HSF、环境、安全卫生法律和其它要求 （4）总公司信息 （5）客户的品质、HSF、环境、安全卫生信息 5.2 信息交流的实施 5.2.l 内部信息交流 （1）总经理、品质与HSF、环安卫管理者代表应通过会议、内部联络单、张贴公告、放置小卡片于员工识别卡等形式向员工宣导公司品质与HSF、环境、安全方针、目标，消防安全知识及其他提升员工安全意识的内容。 （2）总经理、品质与HSF、环安卫管理者代表从外界接收到环境、安全卫生信息后，要将其传达给人资行政部。人资行政部接收到环境、安全卫生信息后，可采取会议、联络单等形式向各部门传达，各部门接收到信息后，可采取部门会议或晨会的形式，向全体员工进行传达。 （3）人资行政部通过文件形式，将方针、目标指标、管理方案、适用法律法规、内审信息和管理评审信息传递到各相关部门。 （4）各部门在体系运行过程中若发现环境因素、危险源、法律有变更时，用“内部联络单”或口头向环安卫管理委员会及人资行政部报告。 （5）在体系运行时，各部门之间需要协调和互助或发现不符合等的信息交流，可通过互发“内部联络单”等方式进行交流。 （6）体系运行过程中的信息如法律法规的信息交流、文件控制的信息交流、紧急情况的处理信息等按各程序文件所规定的程序运行。 （7）员工应积极参与体系的运行，包括风险管理、方针及程序的制定及评审、公司重大的安全决议、重大安全事项；联络方式可采用会议、例会等来实现沟通。 5.2.2 外部信息交流 （1）各部门根据需要，可以使用“内部联络单”向外部相关方发布环境、安全卫生信息，并要求其给予反馈。针对重要环境因素需要主动与外部联络的，由环安卫管理委员会进行确定，并形成决定，报环安卫管理代表决定后实施。 （2）客户及相关方提出产品，服务中有关环境、安全卫生方面的信息，由相关部门负责接收并记录“外部信息接收及处理记录表”，交人资行政部处理，并将处理好的结果反馈给相关方。 （3）地区性的抱怨由人资行政部总务处负责接收并记录，判断其是否合理，若合理，要向环安卫管理委员会通报，由总务处与环安卫推行委员会共同研究处理方法，并将其对策、处理情况、效果及时反馈给抱怨方。 （4）政府机构信息与总公司信息由人资行政部接收、记录，并及时上报环安卫管理委