4、公司费报销管理制度.doc

公司费用报销管理制度 签发人： 一、目的 为完善财务管理，明确费用借支、报销手续，合理控制费用开支，提高资金安全性和使用效率。 二、适用范围 公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。 三、借款制度 （一）因公借款（支票），必须填制借款单，写明借款事由； （二）借款额度的审批根据实际需要额度合理批示； （三）部门经理(按照审批权限)审核后，财务审核签字，出纳方可支款； （四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款； （五）严格执行“前账不清，后账不借”制度； （六）员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除； （七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款； （八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。 四、报销制度 （一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证； （二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类粘贴好后，由部门经理签审（部门设有总监的，要由部门总监签批），在规定时间交由各公司财务办理审核，经财务审批后，财务制作报销凭证，出纳核对支款； （三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足； （四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。 五、报销票据注意事项 （一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改； （二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改； （三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销； （四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账； （五）所有的费用必须有正规发票，不得以白条、收据代替；费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“小型单据粘贴单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。 六、报销时间： （一）每周三上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务会计处； （二）财务部在周五通知报销人报销。 七、费用项目列支或报销规定 （一）工资 1、人事考勤负责的人每月1日编制上月考勤表，提交各部门核对签字后提交财务抽薪计算员 2、财务部根据考勤和工资标准编制工资明细表，报副总经理审核，最终由总经理审批后，财务部统一发放并作帐务处理； （二）福利费 指公司为员工提供的工作餐、医药费、员工活动费用及节假日的福利性支出等。 （三）劳动保险费 1、各项劳动保险费的申报计算由财务薪酬计算人员负责； 2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴； （四）办公费 办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费 1、办公用品费：指行政部门每月按预算标准购买的日常办公用品及为新员工购买的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等； 消耗用品费：指行政部门购咖啡、茶叶、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾以及洗手间用的洗手液、消毒液、手纸等； 2、办公用品及行政消耗用品应由行政部统一购买，按每月各部门所报办公用品使用计划及人均额度每月采购一次。并建立购入领用台账； 3、报销办公费时，须附购买明细表、入库单及发票； 4、上述费用由行政部管理控制，并建立各部门使用明细台账。 （五）物料消耗 指购买硬盘、光盘、软盘、维修配件以及插座等零件的费用，报销时请附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。 （六）电话费 报销时应提供管理部门或运营部门电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。 （七）邮寄费 指公司管理部门信函、包裹、发票、宣传册等的邮寄费，在清单上列出具体归属于哪些部门的邮寄费。 （八）物管水电费 是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间。 （九）网络费 是指公司租用线路，使用互连网的费用。报销时，注明使用期限。 （十）交通费及餐费 1、市区内因公外出的交通费 （1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点； （2）如发生出租车费用，报销时应注明事由； 2、如下业务项目可报销出租车票 （1）因与董事长或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的； （2）因无法提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的； （3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的； （4）因临时处理有时间限制的紧急业务的； （5）符合规定的加班车费； 2、加班交通费按照以下规定报销 加班交通费一般不报