企业管理信息化论文：access数据库在m采购数据管理与分析中的应用.docVIP

企业管理信息化论文： Access数据库在采购数据管理与分析中的应用 [摘 要] 采购作为企业供应链管理中的关键环节,直接影响着整个企业的经营发展和经济效益,因此对采购数据进行有效管理显得尤为迫切。本文应用Access数据库技术构建采购数据管理与分析系统,系统的使用减轻了业务人员的工作强度,提高了企业的采购管理水平。 　　[关键词] 数据库;信息系统;采购管理 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 20. 012 　　[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)20- 0034- 04 　　 　　1 采购在企业管理中的作用及采购数据管理的特点 　　 　　采购是企业经营管理中的一个核心环节,也是企业获取利润的重要来源。采购成本作为企业成本管理的主体,是“最有价值的部分”。据统计,采购成本每下降1%,平均可以给企业增加10%的利润,可见采购在企业的整个供应链管理过程中具有举足轻重的地位。 　　在采购业务活动中,业务人员经常会与大量数据打交道,这些数据涵盖了物料清单(BOM)、原材料价格、供应商联系信息、运输费率等诸多内容。如何管理并有效利用这些纷繁复杂的数据,对于企业来说是一个很有意义的课题。A公司是一家专业从事汽车线束零部件生产的外资企业,长期以来,公司对采购信息的管理一般采用以Excel为主的人工管理方式,每天业务人员都需要花费大量的时间和精力在数据的清理与整合上。虽说是在同一个部门,但每位业务人员所拥有的信息并没有实现共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如对某个供应商生产的同一种零件进行重复询价,这不仅造成人力资源和时间资源的浪费,还不利于采购企业建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式难以满足对数据及时性、准确性和综合性的要求。 　　对数据进行分析挖掘是决策层经常提出的一个需求,近几年物料采购金额的变化趋势是怎样的?谁是对我们影响最大的前20大供应商?每个项目所需物料的品种有哪些?这些品种各自占比多少?诸如此类问题都是决策人员所感兴趣的,一些比较大的分析需要大量的基础数据来支持,对这些基础数据进行搜集、清洗和整理往往会占用较多的时间。就以零件单价为例,作为分析时经常使用的数据项,由于供应商在报价时所基于的货币和物流条件不同,对零件单价直接进行比较分析是欠妥当的,这就要求先将零件单价统一换算成以人民币为基准的到厂价(DDP),而在换算过程中会涉及汇率、运输费率等多个要素,有些供应商针对不同的物料品类还会采用不同的运输费率,这让计算过程变得更为复杂,诸如此类的计算将花费业务人员较多的时间和精力。 基础数据的质量直接决定着分析结果的质量,一份低质量的分析报告通常会影响到决策的制定,有时甚至会让决策层做出错误的判断。目前A公司所使用的ERP系统还在持续升级过程中,数据管理和分析功能尚不完善。因此,开发一套采购数据管理与分析系统就变得十分迫切。与采购业务相关的数据一般具有信息量大、输出要求高的特点,一种输入信息需要按不同的要求加工后作多种输出(如Excel,PDF等)。经过对几款工具的比较和对企业自身特点的分析,采购部门最终决定采用Access数据库来开发系统。 　　 　　2 Access数据库概述 　　 　　Access是微软公司推出的在Windows操作系统环境下工作的关系型数据库管理系统。它采用了Windows程序设计理念,拥有设计查询、用户界面、报表等多种数据对象,Access作为Office套件的一个成员,具有Office系列软件的一般特点,如菜单、工具栏等,并能够实现与其他成员(如Excel)之间的数据共享。与其他数据库管理系统相比,它更为简单易学。Access的功能比较强大,足以应付一般的数据管理及分析需要,特别适合于一般的中小规模企业。 　　采用Access开发管理信息系统需要使用VBA(Visual Basic for Application)语言,它是应用程序开发语言Visual Basic的子集,VBA拥有Visual Basic语言的高效性和专业性,可以根据用户的自身需要进行二次开发。 　　Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”和“模块”7种对象组成。 　　(1)表(Table) 。表是数据库的基本对象,是创建其他对象的基础,表由记录组成,记录由字段组成,表用来存储数据库的数据,故又称作数据表。 　　(2)查询(Query)。查询可以按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。 　　(3)窗体(Form) 。窗体提供了一种方便浏览、输入及更改数据的窗口,还可以创建子窗体显示相关联的表的