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科研事业单位档案管理应全面实行电子化应用 　　当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，电子档案的管理工作将成为单位档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用档案。档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”，档案管理实现计算机化是大势所趋，实现档案电子管理有着非常重要意义，它标志着我国的档案管理工作进入到一个新的转折点。但是，据我的调查，电子档案对于大部分的事业单位管理者来说知道重要性但实际使用并不多，有的单位管理者怕麻烦、有的单位领导对档案管理工作不重视不支持，档案管理仍使用原始的保存与查阅方式，占据大量的人力、时间和保存空间。为此，我将从电子档案管理的优点及可操作性上对科研事业单位档案管理全面实行电子化应用进行阐述。 　　一、档案管理电子化的优点： 　　（一）加强电子化档案管理，实现无纸化、有利于节省人力物力。在我们传统档案管理工作中，档案资料大多是易破碎的纸质档案材质，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险，信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革，无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的烦琐手续，又使文件的传递更加安全、快捷。无纸化办公的实现也更加要求档案管理尽早实现电子化管理应用。 　　（二）信息易于保管，档案管理将实现缩微化。档案电子化与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。并且电子档案它最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾，特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。 　　（三）电子传输，实现资源的共享，有利于提高服务质量。在传统的档案手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案及科技成果档案像古董一样闲置和保存着。电子档案的特点是实物资源的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，为此用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选，而电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，人们以网络为载体进行资料的传输，进行网上检索和资源的共享，档案查找及利用更加便捷。并且由于可进行电子传输，资源共享，提高了单位或部门之间的了解，增强和加大了业务联系。同时为了更好的加强电子档案的管理，为读者提供高质量的服务，也就更加要求我们档案管理者必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益，从而大大提高档案管理的服务质量。 　　（四）提高了档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递费用极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。 　　（五）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，就能满足和解决使用者多样化需求。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 　　二、条件成熟 　　（一）科研事业单位服务对象平台较高。科研事业单位对内对外大多服务于省、市领导、各厅、局级机关、大型企事业单位、大专院校等，这些单位电脑使用与普及程度高，基本上都实现了办公自动化，能够很好的实现计算机交流与知识对接。对于档案电子化信息的操作使用和认可程度上都能很快适应并加以利