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本章提示:
入职管理,从表面上看,是一件很简单的事,即公司办理新员工的录用手续。实际上,入职管理涉及的方面很多,这方方面面背后引发的劳动关系争议或纠纷也很多。所以,要重视新员工的入职管理。
不能草率办理入职手续;
入职手续关系到企业和劳动者双方权利和义务的知情权;
入职手续关系到企业与劳动者之间的责任界定
许多劳动争议,在追溯发生原因的时候,是从入职手续插旗的,许多企业败诉都是因原始资料及记录不全所致。
重视入职手续,可避免人力资源管理工作从一开始就出差。
第一节 入职管理的工作流程
新员工入职管理流程的标准:
准备工作——收取资料——入职培训——订立合同——领取物品——部门报到——资料存档——结束检查
从这张图可知,入职管理工作有八个步骤:
第一步:准备工作。
第一步是新员工和公司都要做的。
第二步:收取资料。
这一步主要是新员工递交其本人的资料,重点是要让新员工自己对递交资料的真伪性负责
第三步:入职培训。
这一步的工作重点是让新员工由“一切都陌生”快速转变为“这些我都明白和认同了”。
第四步:订立合同。
这一步主要有两方面的内容,一方面是确定订立劳动合同的时间,另一方面是制定劳动合同的具体条款。
第五步:领取物品。
这一步的工作重点是管理新员工领取工作时的必备物品,包括对员工使用公司物品进行管理。
第六步:部门报到。
这一步是带领新员工与其上级进行交换工作。
第七步:资料存档。
这一步的工作重点是新员工的资料整理和保存。
第八步:结束检查。
这一步的工作重点在于检查新员工入职管理工作的完整性、准确性和及时性。
第二节 入职管理的准备工作
企业在做出决定录用新员工之后,要做新员工报到前的准备工作,具体工作内容如下:
执行部门 准备内容 人力资源部 再确认:新员工录用条件、任职岗位、岗位工作内容、薪酬等级及福利待遇、合同期限、试用期限、试用期考核标准等企业的每一项决定的落实情况(必须是书面的)
提前发放录取通知书
劳动合同文本、员工手册、人事规章制度、入职培训资料及考勤卡、工作证、出入证、员工物品领用记录卡、就餐卡、入住卡等资料的准备 行政部 提供工作设施:工作场地、工作桌椅、工作工具、工作电脑、用餐、更衣柜、工作服及住宿,等等 网络信息部 准备开通公司局域网系统、ERP系统、OA系统的口令设置及密码,等等 用人部门 做好接收新员工的岗前培训、安全培训及工作条件、工作环境等的准备 注意,可以根据自己企业的情况以及岗位说明书的要求,在表格的基础上做加减法。比如,企业没有局域网,则不需要准备这类工作。
提醒:严格来讲,录用通知书是事关企业与劳动者之间确认劳动关系开始的法律文件,所以,马虎不得
劳动合同文本、员工手册、人事规章制度、入职培训资料及考勤卡、工作证、出入证、员工物品领用记录卡等,这一类资料都是需要事先准备好的。
应该是新员工报到前准备好这些资料,而不是新员工已经报道了,还缺这个缺那个,给新员工的感觉很糟糕,就很被动了。
第三节 新员工资料的收集与确认
一、新员工入职报到需要递交哪些材料
新员工报到时,企业要求其递交下列材料的原件和复印件:
复印件 1.身份证 2.毕业证书 3.学位证书 4.职业资格证书 原件 5.离职证明 6.劳动手册 7.体检报告 8一寸免冠彩色照片N张
9.银行储蓄卡号 10.原竞业限制说明 11.原培训服务期责任说明
12.社保及公积金转出手续单 二、新员工递交的资料作用
需要新员工递交的那些资料,并不是可有可无的形式,而是有一定的要求和用途,具体如下:
身份证
证明员工的出生年月、性别、户籍所在地的证件。用于需要身份证的操作,比如确认劳动者实际年龄、第一次办理缴纳社保的手续或者公积金的开户、办理人才引进手续、招工登记,等等
毕业证书和学位证书
证明员工的文化水平的证件,是企业的录用条件之一。如果录用一般的基础操作人员,可以不需要递交学历或者学位证书。
职业资格证书
这是证明员工有某项职业技能资格的证件。有些工种要求员工鼻血具备相关的资格才能上岗。比如,电工需要电工上岗证、驾驶员必须要有驾驶证、会计必须要有会计上岗证,等等。、
离职证明
证明新员工已经与原来的企业结束劳动关系的证件。只有新员工结束了原劳动关系,才能与新公司建立新的劳动关系,否则将不能录用。
劳动手册(上海)
体检报告
这是一份证明员工最近身体健康状况的文件。企业之所以需要新员工提供健康状况证明,除了有的行业或工种必须持有健康证才能上岗的强制规定外,还有一点就是,如果查处新员工患有某种疾病,就可以肯定其是在入职前就已经患病,与本公司无关,责任就容易界定。假如没有体检报告,就容易产生纠纷。
一寸免冠彩色照片
用来给新员工办理有关证件的。比如工作证、门禁卡、社保卡、医疗卡,等等。
银行储蓄卡号
公司每个月发
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