Access教学第3章表分析.ppt

3.5 导入表、导出表与链接表 导入表是将数据导入到数据库中已有的表中或新建的表中。 导出表是将 Access 数据库中的表中的数据，导出到其他 Access 数据库、Excel 电子表格或文本文件中。 链接表是将 Access 数据库中的表链接到其他应用程序（如电子表格Excel文件）中的数据但不将数据导入表中。 3.5.1 导入表 导入功能可以将外部数据源数据导入到本数据库中已有的表中或新建立的表中。导入表是创建表的方法之一。导入的外部数据源可以是Access数据库、Excel 电子表格、文本文件等。 导入的操作步骤如下例所示。 例3-14 将Excel文件“学生.xls”中的数据导入到“学生管理系统”数据库中的“学生”表中。 3.5.2 导出表 导出表是将 Access 数据库中的表中的数据，导出到其他 Access 数据库、Excel 电子表格或文本文件等。表导出的操作步骤如下例所述。 例3-15 将“学生管理系统”数据库中的“学系”表中的数据导出到“学系.xls”中。 3.5.3 链接表 链接表是创建表的方法之一。 链接数据是一种连接到其他应用程序（如电子表格Excel文件）中的数据但不将数据导入表中的方法。 链接表的操作步骤如下例所述： 例3-16 在“学生管理系统”数据库中，通过对Excel文件“学生2.xls”的链接表操作，创建出一个“学生2”表。 * * 3.4.1 打开和关闭表 1．打开表 打开表是指在“数据表视图”中打开表。 在Access中打开某数据库后，打开表的步骤如下： （1）单击导航窗格上的数据库对象列表中的“表”。 （2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，或者右击要打开的表，在弹出的快捷菜单中，单击“打开”命令。 表打开后是以一个新的选项卡显出表的“数据表视图”。以二维表格的形式显示表中的数据。 2．关闭表 单击某表的“数据表视图”右上角的“关闭”按钮便可以关闭该表。 3.4.2 在表中添加记录 在表中添加记录非常简单，只要打开了某一个表，便可以在该表的“数据表视图”中直接输入记录数据了。 例如，在“学系”表的“数据表视图”中，把表3-1中所示的记录数据全部输入后，“学系”表的“数据表视图”如图3-35所示。 由于“学系代码”字段被设置为主键，因此该字段的内容不可以重复，也不可以为Null值（空值）。 在输入完记录后，单击“学系”表的“数据表视图”右上角的“关闭”按钮，则会保存该表数据，并关闭该表的“数据表视图”。 3.4.3 在表中修改记录 在表中修改记录的操作步骤如下： （1）单击导航窗格的数据库对象列表中的“表”。 （2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，便打开该表“数据表视图”。 （3）在该“数据表视图”中找到要修改的记录进行修改。 （4）完成修改后关闭该表的“数据表视图”。 3.4.4 在表中删除记录 在表中删除记录的操作步骤如下： （1）单击导航窗格的数据库对象列表中的“表”。 （2）在展开的表对象列表中双击要打开的表，便打开该表“数据表视图”。 （3）在该“数据表视图”中，单击要删除的记录所在行的记录选定器按钮，选定该记录（如图3-36所示）。注意，通过拖动鼠标选择要删除的多个连续记录的选定器，可以选定要删除的连续的多个记录。 （4）单击“开始”选项卡上的“记录”组中的“删除”按钮，或按“Delete”键。 （5）在“确认删除”对话框中单击“是”按钮，确认删除操作。 3.4.5 表中记录排序 排序是根据当前数据表中的一个或多个字段的值，对整个数据表中的全部记录进行重新排列先后顺序。排序时，可以按升序（从小到大）或降序（从大到小）对所有记录进行排序。排序后，排序结果可与表一起保存。 1．排序规则 对于不同数据类型的字段，升序（或降序）的排序规则如下： （1）英文的文本按字符的ASCII码顺序排序，升序是按ASCII码从小到大排序，降序是按ASCII码从大到小排序。对英文字母，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （2）中文的文本按拼音字母的顺序排序，升序按A到Z排序，降序按Z到A排序。 （3）数字按数字的大小顺序排序，升序按从小到大排序，降序按从大到小排序。 （4）对于日期和时间类型的字段，按日期的先后顺序排序，升序按从前到后排序，降序按从后到前排序。 排序注意 注意：在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值，对它排序是按数字字符文本的ASCII码顺序排序，不