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RC-02-001文件与资料控制程序RC-02-001文件与资料控制程序
深圳瑞诚电业有限公司
文件与资料控制程序
版本/版次:B/0
总 页 数:共 8 页
文件编号 : RC-02-001
生效日期 :2012-09-01
区分 制 定 审 核 核 准 发行印章 签名 温馨提示:本文件为本公司机密文件,未经许可,不得私自外借或复印!
修 订 记 录
制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 页次 版本/版次 总页数 2010-09-01 新制订 --- A/0 7 2012-09-01 统一改版 1-8 B/0 7
1.0 目的
为规范本厂文件资料的制定、发行、归档、回收等作业,特制定本程序。
2.0范围
本程序适用本厂所有质量体系内相关文件、资料(含外来资料)的控制。
3.0 职责
3.1相关部门:负责与本部门作业有关文件的制订、修订及所使用文件的保管。
3.2文控中心:负责质量体系文件的发行、回收、保管及相关外来资料的收发和建档;
以及对外来资料的收集和建档。
4.0相关文件
4.1《记录控制程序》
5.0定义
5.1 质量体系文件:指工厂制定的质量手册、程序文件、作业指导书及相关的记录表单。
5.2 外来文件:指非本厂制定的工程资料、品质标准及与产品有关的法律、法规等。
6.0程序内容
6.1文件分类,本厂的文件及资料分为以下五类:
a.质量手册,其文件类别代码为:01
b.程序文件,其文件类别代码为:02
c.通用的作业指导书、管理规定类文件其文件类别代码为:03
d.行政管理(安全防火)类文件,其文件类别代码为:04
e.记录表格,其文件类别代码为:05
f.外来资料,其文件类别代码为:06
6.2文件编号
6.2.1一、二级文件资料按以下规定编号(外来文件除外):
RC - XX - XX
公司简称-文件级别 - 流水号
例如RC -01-001 表示 质量/环境物质管理手册
RC -02-001 表示公司第一个程序文件 文件与资料控制程序 。
6.2.2三、四级文件资料及按以下规定编号(外来文件除外):
AA-BBCC -XXX
部门类别–文件级别/文件类型 -流水号
部门数字代号分别为:
总经理办公室/管理者代表-------01
文控中心----------------------02
行政部------------------------03
业务部------------------------04
品管部------------------------05
工程部------------------------06
生产部------------------------07
资材部------------------------08
财务部------------------------09
例如05-0301-001表示品管部进料检验文件第001个文件
特列说明:因工程部的01产品总图,02物料需求单,04标准工时,05作业指导书,因为含有客户编码 ,因此其文件编号采用类别+产品代码构成:
如01-01-001-001 01-001-001表示001盛南客户第001个产品,前面的01表示产品总图,相对应的02-01-001-001表示001盛南客户第001个产品的物料需求单,04-01-001-001表示001盛南客户第001个产品的标准工时
6.2.3表格编号:
AA-BBXXX
部门类别–文件级别/流水号
例如06-05001 表示 表格-工程部第一个表格。
6.2.5测试报告类按以下规定编号:
测试类型拼音或英文首字母缩写-日期-流水号
例如YB-120901-01 表示 品管部/摇摆测试-12年9月1日-第一份报告。
选择拼音或英文首字母缩写以通俗易记并保持后续统一一致为原则
6.3外来资料管理
6.3.1编号方法
a.若相关外来文件或资料具有明确的编号,则相关资料的管理部门可按外来文件的原编号对其进行编号管理。
b.若外来文件或资料没有明确的编号,则由资料的管理部门按以下编号原则对其进行编号:
编号= 06 - 文件类别代码 - 流水号
文件类别代码可分为:EG--工程资料类;QL--品质标准类;ST—国家、国标标准及法律、法规类;参—参考书籍、参考资料类等
例如:某份外来工程资料的编号可编为: 06-EG-001,以此类推。
6.3.2文控中心对所收集的外来资料按以上方法编号后,应将其记入《外来文件一览表》中进行列管。当有关部门需要外来资料时,文控中心应将资料的发行状况记
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