RC-02-001文件与资料控制程序.doc

深圳瑞诚电业有限公司 文件与资料控制程序 版本/版次：B/0 总 页 数：共 8 页 文件编号 ： RC-02-001 生效日期 ：2012-09-01 区分 制 定 审 核 核 准 发行印章 签名 温馨提示：本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外借或复印！ 修 订 记 录 制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 页次 版本/版次 总页数 2010-09-01 新制订 --- A/0 7 2012-09-01 统一改版 1-8 B/0 7 1.0 目的 为规范本厂文件资料的制定、发行、归档、回收等作业，特制定本程序。 2.0范围 本程序适用本厂所有质量体系内相关文件、资料（含外来资料）的控制。 3.0 职责 3.1相关部门：负责与本部门作业有关文件的制订、修订及所使用文件的保管。 3.2文控中心：负责质量体系文件的发行、回收、保管及相关外来资料的收发和建档； 以及对外来资料的收集和建档。 4.0相关文件 4.1《记录控制程序》 5.0定义 5.1 质量体系文件：指工厂制定的质量手册、程序文件、作业指导书及相关的记录表单。 5.2 外来文件：指非本厂制定的工程资料、品质标准及与产品有关的法律、法规等。 6.0程序内容 6.1文件分类，本厂的文件及资料分为以下五类： a．质量手册，其文件类别代码为：01 b．程序文件，其文件类别代码为：02 c．通用的作业指导书、管理规定类文件其文件类别代码为：03 d．行政管理(安全防火)类文件，其文件类别代码为：04 e．记录表格，其文件类别代码为：05 f．外来资料，其文件类别代码为：06 6.2文件编号 6.2.1一、二级文件资料按以下规定编号(外来文件除外)： RC - XX - XX 公司简称-文件级别 - 流水号 例如RC -01-001 表示 质量/环境物质管理手册 RC -02-001 表示公司第一个程序文件 文件与资料控制程序 。 6.2.2三、四级文件资料及按以下规定编号(外来文件除外)： AA-BBCC -XXX 部门类别–文件级别/文件类型 -流水号 部门数字代号分别为: 总经理办公室/管理者代表-------01 文控中心----------------------02 行政部------------------------03 业务部------------------------04 品管部------------------------05 工程部------------------------06 生产部------------------------07 资材部------------------------08 财务部------------------------09 例如05-0301-001表示品管部进料检验文件第001个文件 特列说明:因工程部的01产品总图，02物料需求单，04标准工时，05作业指导书，因为含有客户编码 ，因此其文件编号采用类别+产品代码构成: 如01-01-001-001 01-001-001表示001盛南客户第001个产品，前面的01表示产品总图，相对应的02-01-001-001表示001盛南客户第001个产品的物料需求单，04-01-001-001表示001盛南客户第001个产品的标准工时 6.2.3表格编号： AA-BBXXX 部门类别–文件级别/流水号 例如06-05001 表示 表格-工程部第一个表格。 6.2.5测试报告类按以下规定编号： 测试类型拼音或英文首字母缩写-日期-流水号 例如YB-120901-01 表示 品管部/摇摆测试-12年9月1日-第一份报告。 选择拼音或英文首字母缩写以通俗易记并保持后续统一一致为原则 6.3外来资料管理 6.3.1编号方法 a.若相关外来文件或资料具有明确的编号，则相关资料的管理部门可按外来文件的原编号对其进行编号管理。 b.若外来文件或资料没有明确的编号，则由资料的管理部门按以下编号原则对其进行编号： 编号= 06 - 文件类别代码 - 流水号 文件类别代码可分为：EG--工程资料类；QL--品质标准类；ST—国家、国标标准及法律、法规类；参—参考书籍、参考资料类等 例如：某份外来工程资料的编号可编为： 06-EG-001，以此类推。 6.3.2文控中心对所收集的外来资料按以上方法编号后，应将其记入《外来文件一览表》中进行列管。当有关部门需要外来资料时，文控中心应将资料的发行状况记