前台接待管理1.docVIP

第一章 行政部组织结构与责权 一、 行政部工作职责一览表 行政部部门职责 职责细分 备注 1．日常办公事务管理 （1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制 （2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达 在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责 2．办公物品及设备管理 （1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度 （2）负责办公物品及设备的采购事宜 （3）办公物品的保管、发放、使用 （4）办公设备的日常保养与故障维修 计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修 3．文书资料管理 （1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理 （2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅 （3）做好文书资料以及内部信息的保密工作 4．车辆管理 （1）办公车辆的调度管理 （2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作 （3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理 5．人事日常事务管理 （1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 （2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理 （3）组织员工开展各种形式的活动 6．后勤保障事务管理 （1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理 （2）企业员工食堂、宿舍的日常管理 （3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修 （4）企业日常安全保卫及消防管理 7．涉外事务管理 （1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等 （2）企业对外宣传、公关联系 （3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 8．法律事务管理 （1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益 （2）协助处理日常涉法事务及管理合同 （3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判 （4）代理企业涉讼案件 二、行政部组织结构与责权表 部门 行政部 部门负责人 行政部经理 直属领导 行政总监 部门组织结构图 部门编制 经理级1人 主管级5人 专员级5人 职责 1．根据领导意图和企业发展战略，负责起草企业重要文稿； 2．负责企业资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作； 3．负责企业日常安全保卫及消防管理工作； 4．负责前台接待、对外宣传、公关联系等工作； 5．负责总务后勤、车辆管理等工作。 权力 1．有对制订企业经营计划的建议权； 2．对行政稽查中发现的问题，有实施处理的权力； 3．有对企业员工违反行政制度的处罚建议权； 4．有对企业行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力； 5．有对部门内部员工聘任、解聘的建议权。 相关说明 编制人数 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 三、行政经理岗位说明书 职位名称 行政部经理 所属部门 行政部 直接上级 综合管理事业部总经理 直接下级 任职资格 1．学历、专业知识 大学本科，具有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识 2．工作经验 三年以上大中型企业行政工作经验 职 责 一 职责表述：制定行政管理制度 工作 任务 1．组织编制各项行政管理规章制度，经综合管理事业部总经理批准后贯彻执行； 2．负责监督各项行政管理制度的执行情况。 考核重点：制度的完善及有效执行程度 职 责 二 职责表述：管理行政性资产 工作 任务 1．妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划安排人员购买和维护； 2．组织对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点； 3． 考核重点：行政性资产的完好程度 职 责 三 职责表述：控制行政费用 工作 任务 1．负责编制企业年度行政费用预算并监督实施 2．严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围 3．控制企业的交通费用支出 考核重点：行政费用的控制程度 职 责 四 职责表述：后勤管理 工作 任务 1．根据企业经营发展需要，组织管理企业的后勤保障工作 2．负责管理员工宿舍、食堂、通信、医疗卫生等 考核重点：员工满意度 职 责 五 职责表述：内外部沟通协调 工作 任务 1．协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系 2．协助总经理与企业各职能部门、分公司进行联络和沟通 3．协助各部门筹划和组织企业的重大活动 4．协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系 5．妥善安排外来人员的来访接待工作 考核重点：企业内外部沟通渠道的畅通程度 职 责 六 职责表述： 文书档案管理 工作 任务 1．负责重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以名义签发的有关文件印章、法人章的监督管理和办公室印章管理