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工博会之专业观众组织与邀请 小组成员：郝银海，王伟杰，龚正阳，张永嘉，周博烨 展会信息： （分工-郝银海） 2011中国国际工业博览会（2011上海工博会） 举办时间：2011-11-1---2011-11-5 官方网站：/ 举办展馆：上海新国际博览中心 中国上海浦东新区龙阳路2345号乘车路线 所属行业：工业制造 展会面积：138000平方米 展会城市：上海 | 上海市 主办单位：国家发展和改革委员会 商务部 工业和信息化部 科学技术部 教育部 中国科学院 中国工程院 中国国际贸易促进委员会 上海市人民政府 承办单位：上海世博(集团)有限公司 展会规模：预计展会规划面积138000平方米，将吸引超过1800家展商参展，超过10万人次 所用展厅：E1展厅,E2展厅,E3展厅,E4展厅,E5展厅,E6展厅,E7,w1展厅,w2展厅,w3展厅,w4展厅,w5展厅 专业观众组织邀请： （分工-郝银海） 概论：专业观众，主要包括采购商、代理商和零售商，是展会上的核心参与力量之一，是展会发展的生命力，大致可分为两类, 一是同行，二是专业买家，一个专业展会的成功与否，在于能否给参展商和专业观众搭建沟通交流、洽谈交易的平台及该平台的质量，展会现场专业观众的数量多少是衡量标准之一，这是保证展商满意度的主要矛盾，无规划无目的组织邀请的展会将不会长久，相对的组织好专业观众，让参展商满意，你的展位就会供不应求，因此展会专业观众组织与邀请是会展工作的重中之重。 组织邀请： （分工-郝银海） 组织参展商与组织专业观众, 宜并行并重，要令展会具有生命力，招商比招展更为重要，在国内，还有一个普遍现象就是展会集合了较高密度的一般观众，对此业内人士认为，专业展是展会发展的趋势，展会需要专业贸易观众，他们是主办者的目标观众，是参展商的潜在客户。参展商参展主要是希望见到专业贸易观众，而不是凑热闹的一般观众 专业观众的组织邀请工作 1、明确展会目的 2、确定专业买家的地域分布 3、根据展会的举办地, 锁定拟邀请专业 4、通过各种渠道收集整理观众信息，分类整理, 去伪存真。 5、撰写邀请函邀请 6、展前通过电话、传真、电子邮件、邮寄、拜访等方式 工博会之组织邀请： 1）专业观众邀请计划： （分工-龚正阳） 2011上海工业博览会专业观众邀请计划 工业博览会的专业性较强，比较重视观众人群的明晰程度。因此该博览会的专业观众人数占总参观人数的75%以上。 经过11月4日在新国际博览中心的上海工业博览会对现场观众的问卷调查，该博览会开展前期的专业观众邀请有以下形式： ① 目前较为普遍，面对人群又较为广泛，专业性相对不强的一种专业观众邀请形式是网络专业观众登记。在博览会的官方网站上开辟专业观众登记通道，为有意向参观博览会的观众提供免费、更便捷的登记方式。 ② 主办方在展前向已有的资料库中客户邮寄展会内容信息、展会快讯等资料，挖掘潜在专业观众并进行邀请的同时也能充实客户信息库。 ③ 主办方印制大量门票、入场登记牌，并派发至行业协会、同行单位等。 ④ 设计电子版请柬、制作电子快讯，通过E-mail发送邀请潜在买家客户作为专业观众参观。 ⑤ 通过当期博览会的参展商的业务渠道来邀请专业观众。 ⑥ 支持参展商在博览会同期举办各类型的技术交流会、新品发布会，作为附带产品吸引观众参观。 ⑦ 在同行业展会中作宣传，甚至是在本博览会中加入更多附属展会，吸引更多观众、潜在买家参观。（已知本次的上海工业博览会中同期举办的展览会有环保技术与设备展、数控机床与金属加工展、航天航空技术展、新能源汽车展、工业自动化展等） ⑧ 反复邀请客户参观（电话、传真、电子邮件等），为专业观众提供各种便利服务（例如开辟免费巴士线路、报销旅差费、实行点对点接待服务等），甚至做到专业观众邀请接待同展会招商工作同等对待。 2）专业观众类别： （分工-张永嘉） 不同的展览会需要不同的观众，“商品展销会”需要的观众是一般的商品消费者，以购物为主;“专业订货会”、“交易会”要的观众则主要是贸易商或各类需方代表，以贸易订货为主;而“洽谈会、招商会”要的观众则主要是项目开发和准备投资的合作者;“国际博览会”的观众则是各界多层次愿意接受新的科技成果与应用和项目开发的综合型的观众......。 “观众三层次”理论：将参观的观众分为三个层次，决策层(各级政府部门负责人、企事业单位负责人)、经办层(经贸业务、科技、情报等人员，他们带有一定的任务要在展览会上进行经济贸易和技术交流活动)和潜在层(指一般参观者)，三者呈金字塔型。上两层统称贸易观众，决策层对展品的采购或项目的开发合作具有决定权，经办层