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医院基建档案的收集及管理工作探析 　　摘要：在医院基建档案资料管理过程中, 资料收集是最琐碎、最麻烦、同时又是最为关键的一个环节, 因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大, 是基建档案资料管理的基础工作。笔者首先指出要明确医院基建档案资料收集范围要明确，基于此，论述了医院基建档案的收集工作中需要注意的问题以及如何加强医院基建档案管理工作。 　　关键词：医院基建、档案收集、管理 　　中途分类号： G270文献标识码：A文章编号： 　　一、前言 　　一般来讲，医院基建档案管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等六项工作。收集工作是档案工作的起点和基础。 　　二、基建档案资料收集范围要明确 　　基建档案资料管理工作的基础是医院基建档案资料收集，即基本信息的收集，它牵涉面广、内容繁杂、专业性强、时间跨度大，同时又是最关键的一个环节。因此，对基建档案资料的收集要有一个明确的范围。凡是基建工作具有查阅、考证、利用价值的文件材料、文字资料、相关说明材料、图纸、照片、录音、录像带、光盘及数字资料等，均应立卷归档。 　　医院基建工程项目一般要经过调研、商讨、立项、施工到竣工验收、试运行等几个阶段，每个阶段会产生不同的文件资料，如:有前期立项文件、建设用地审批文件、勘查测绘文件、设计文件、预算招投标文件、开工审批文件，进度控制、质量控制、造价控制和监理总结，土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件，综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用文件、声像及电子档案文件等。对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在各个阶段所产生的文件资料又有所不同。以某医院外科综合楼工程项目为例，除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外，还有中心管道供氧、负压、监控等设备系统。因此，建议有关基建的处室应在准备施工前告之档案管理人员，而专职档案工作者也应尽量主动的做好基建档案收集的说明工作，要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，以便在资料收集和汇总时做到信息收集完整准确，列出必须收集的档案资料项目单，印发到相关单位和部门及时填写、记录。 　　三、医院基建档案的收集工作中需要注意的问题 　　1. 采取有效措施，控制各个环节 　　为了确保医院基建项目档案资料能够按时、按质、按范围收集齐全、完整，就应在各个阶段采取不同的措施。 　　(1)建立健全档案管理网络 　　医院各相关部门、施工单位、监理单位等应有专人负责基建项目资料的收集、整理与归档工作，并将其纳入有关领导、部门和有关人员职责考核范围，做到职绩挂钩，奖惩兑现。 　　（2）使医院基建档案管理做到“四同步” 　　即：项目筹备立项与项目建档同步；签订勘察、设计、施工、监理、设备订货等有关合同、协议与提出项目档案归档同步；项目建设过程与档案形成、积累同步；项目交付验收与项目竣工档案交付验收同步。 　　(3)医院档案管理部门从每个基建项目申报开始就应指派专人深入基层做到前端控制，全程管理。 　　（4）档案人员要参加医院基建项目调度会，及时了解项目进展情况，在施工技术文件形成、积累阶段就要把施工技术文件编制竣工文件的要求灌输给施工单位。从而保证了归档文件的质量。 　　在施工阶段照片档案、声像档案的收集是个薄弱环节，那么档案人员要在项目调度会上适时地强调此类档案的收集，就会丰富档案馆的馆藏。在施工过程中档案人员要有针对性地解决问题，避免施工单位在工作中走弯路现象。在参与项目管理的同时要随时掌握好设计单位设计图纸的质量。要求图纸反差效果良好，能够满足日后缩微和计算机扫描的要求，图纸不能缺边框，尤其不能缺左侧会签栏。对于一张图纸改动超过三分之一的就要重新出图。 　　2. 落实好基建档案收集责任 　　医院基建项目都会涉及诸多部门，环节较复杂，因此在不同时期的各个阶段、各部门会形成不同的档案材料。项目前期阶段形成的文件材料基本上都是由本单位各个部门形成。越是本单位的，往往越难收集。由于制度不健全或是没有很好地去执行考核制度，导致各部门人员档案归档意识差，归档渠道不畅通。项目施工阶段是由所有参与项目建设的各家施工单位进行归档。如果医院基建是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。如果基建项目由甲方分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，并直接交甲方汇总、整理。医院工程项目监理阶段由监理单位负责收集、整理和监理有关的档案资料。在工艺设备阶段由本单位相关部门负责收集、整理档案资料，涉及到安装调试阶段还应由施工单位负责收集、整理档案资料。引进项目阶段也是由本单位相关部门负责收集、整理档案资料。投产准备、试生产、竣工验收阶段及科