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文件类型 ：程序文件 文件编号：QP04/01-2008 第 1页 共4页 版本/修改状态：D/0 生效日期：2008-07-30 文件控制程序 1 目的 本程序规定相关文件的编号、编制、评审、审核、批准、发放、回收和更改的方法，确保各文件使用场所得到适用文件的最新有效版本，并加强文件的保密性。 2 范围 此程序适用于我公司的所有的与质量管理体系相关的文件的控制。 3、职 责 3.1 总经理事务部负责质量手册、程序文件的发放、更改控制管理； 3.2 安技部负责技术文件、标准、规范的发放、控制管理； 3.3 各相关部门负责各自部门的专用文件和资料的编制、发放、更改和管理。 4 作业内容 4.1 质量管理体系相关文件的分类和文件的编制、收集 内部文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、电子软件、记录表格等。 外部文件包括：管理标准、规范、相关适用的法律法规等。 编制文件的原则：当没有形成文件就不能保证质量时，相关职能管理部门应编制形成程序的文件。 质量手册由管理者代表组织编制；程序文件由管理者代表组织各相关职能部门编制；作业指导书由各相关职能部门组织编制；记录的空白表式在相应文件编制的时候同时完成。 对于我公司物流服务正常开展所需要的外来文件（包括管理标准、规范、相关适用的法律法规等），由各相关职能部门组织进行收集，方式可以是购买或复印及网上收集。 对于文件生效使用后需控制其有效性的文件，由各相关职能部门控制其有效性：各相关职能部门将由本部门组织编制的内部文件或由本部门收集的适用的有效版本的外来文件登记于《 文件受控清单》。对于文件生效使用后不需要控制其有效性的文件，作为非受控文件，非受控文件不规定控制要求。 文件类型： 程序文件 文件编号：QP04/01-2008 第 2页 共4页 版本/修改状态：D/0 生效日期：2008-07-30 4.2 文件和资料的编号 4.2.1 管理文件和资料的编号的规定如下： a)质量手册： WL.LYG.01-2008 年号 版号 地名、企业名 b)程序文件： OP-XXXX-XXXX 年号 标准号 程序 c)作业指导书： QZXX- XX- XXXX 年号 编号 指导书、部门代号 d)记录： QJ. XX - XX 记录流水号 标准号 记录 4.2.2 部门代号: 总经理事务部01 物流园区部02 物流配送部03 园区部04 市场开发部05 货代一部06 货代三部07 国际贸易部08 保税库09 人力资源部10 安技部11 煤炭贸易部12 船代部13 报关行14 货代四部15 运输部