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会计档案管理办法0620会计档案管理办法0620
洛阳丰瑞氟业有限公司会计档案管理办法
一、总则
1.1为了提高公司会计档案的质量,达到档案管理的标准化、规范化、程序化,结合公司实际情况,特制定本办法。
1.2 会计档案是公司的重要档案资料,必须设专人妥善保管,出纳人员不得兼管会计档案。
二、 会计档案的分类和归集
2.1 会计档案分为:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、统计报表及台帐、其他等五大类。
2.2凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计资料、各类合同与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。
三、档案归集范围
3.1 会计档案的归集范围:
3.1.1会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
3.1.2会计账簿类:包括总账、日记账(现金、银行日记账)、各种明细账、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账薄。
3.1.3财务报告类:月度、季度、年度财务分析。包括会计报表、附注及文字说明,财务分析报告等。
3.1.4统计报表、台帐等:各类统计报表、台帐。
3.1.5合同与协议:公司签订的各类合同与协议。
3.1.6其他类:现金盘点表、银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。
四、会计档案的整理装订
4.1会计凭证的装订要求:
4.1.1原始凭证按记账凭证大小折叠整齐,按月整理存放;
4.1.2会计凭证的装订要规范,一律左侧装订,不得订角;
4.1.3填写会计凭证封面和卷脊,应统一按规定填写;
4.1.4次月20日前完成当月凭证装订工作。
4.1.5记账凭证封皮内容填写齐全,按编号顺序排列。
4.2会计账簿的装订要求:
4.2.1次年3月前打印当年所有科目总账、明细账及现金日记账、银行存款日记账;
4.2.2会计账簿的卷皮、卷内目录要设计统一格式和填写内容。
4.3会计报表的装订要求:
4.3.1会计报表按月份、年度分别装订;
4.3.2会计报表的卷皮、卷内目录,要设计统一格式和填写内容。
4.4合同与协议要按类进行整理装订。
4.5其他类按名称、重要程度结合时间立卷。
4.6会计档案在装订前要去掉金属物,大小规格不一的要折叠整齐、裱糊,遇有破损、缺页要进行修补,用装订机装订结实。
五、会计档案的排列编目
5.1会计档案的排列
5.1.1会计凭证:按时间顺序从月度开始到年度为止;
5.1.2会计账簿:按年度顺序排列,年度中再按总账、日记账、明细账等顺序进行排列;
5.1.3会计报表:一般按年、月顺序排列;
5.1.4其他类:按重要程度结合时间顺序排列。
5.2:会计档案的编号:
5.2.1会计档案的编号采用分类编号的方法。账簿、报表、其他案卷较少的档案均采用分阶段跨年度编流水号的制度。
5.2.2按阶段年限的划分,可根据案卷数量的多少而定,原则上一个阶段内不超过三位数。
5.3 填写会计档案目录
5.3.1会计档案按类填写案卷目录;
5.3.2案卷目录的填写方法:
(1)案卷号:按顺序填写,以固定案卷的位置;
(2)标题:填写案卷的类别名称;
(3)起止年月日:按案卷形成时间填写;
(4)保管期限:按已划定的保管期限填写;
5.3.3填写案卷封面、卷脊等项目时,要选用质量好的碳素墨水,用毛笔或钢笔书写,严禁用圆珠笔、铅笔书写。
六、会计档案的归档
6.1 3年以内的会计凭证由财务部负责保管,3年以上的由档案室统一保管;未设立档案机构的,应当在财务部内部指定专人保管由财务部保存。
6.2向档案部门移交时,应填写会计档案移交清册一式二份,财务部门保存一份,另一份随档案移交档案管理部门。
6.3档案部门对接收的会计档案,原则上应保持原卷(盒)的封装,个别需要折卷重新整理时,应征求财务部的意见,并与财会人员共同拆卷整理。
七、会计档案的借阅
7.1财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定及时归还原处,按原顺序排放;若要查阅入库档案,必须办理有关借阅手续。
7.2公司外人员因公需要查阅会计档案时,应持有公司介绍信,经财务负责人同意后,由档案室管理人员接待查阅,并详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案的名称及查阅理由。
7.3若要复制会计档案时,必须经财务负责人批准,办理登记手续后方可查阅复制,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
7.4会计档案一般不得带出公司,如有特殊需要,需要带出公司,必须经财务负责人批准,并限期归还。
八、会计档案的保管期限
8.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类,其中定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。
8.2各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比
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