《文件控制程序.docxVIP

文件编号：文件控制程序（A版）编制：审核：批准：受控状态：发布日期：2010年12月30日生效日期：2011年1月1日1目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3 术语和定义文件：信息及其承载媒体。4 职责4.1总经理负责批准发布质量手册,方针，目标。4.2管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件。4.3质量部经理负责审核程序文件。4.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4.5质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。5 作业内容5.1文件的分类及保管5.1.1质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、作业指导书、质量记录等，由质量部归档保存。5.1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类：1）部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2)其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存使用。5.1.3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、保存。5.2文件的编号5.2.1质量手册的编号：文件发布年月最后两位数质量手册代码铂砾耐公司代码SP—上海铂砾耐材料科技有限公司代号QM—质量手册代号5.2.2程序文件的编号：SP—QP—##QP—代表程序书##—程序序号5.2.3作业指导书的编号：单位代码—QW—##岗位和部门代码：代码部门名称代码部门名称代码部门名称GM总经理SA销售部QD质量部MR管理者代表MA市场部 PU采购部HR行政管理部PR供应链部EQ设备工程部FD财务部RD技术部CS售后服务部QW—作业指导书代号 ##—指导书序号5.2.4质量记录的编号：部门代码—QR—##QR—质量记录代号 ##—记录序号5.2.5外来文件的编号：OD—##OD—外来文件代号 ##—外来文件序号5.2.6管理文件编号：部门代码—MD—##MD—管理文件代号 ##—管理文件序号5.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。5.3.1质量手册、方针、目标由质量部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，程序文件由质量部负责组织编写，由质量部经理审核，报管理者代表批准，以上文件均由质量部负责登记、发放；5.3.2各部门工作文件由各部门负责人编写、汇总，由部门负责人审核，报管理者代表批准，质量部负责登记、发放；5.3.3应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件分发/回收记录》。5.4文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面或首页加盖表明其受控状态的印章。5.5文件的更改5.5.1质量手册、方针、目标，程序文件因需要进行更新时，由质量部组织更改，填写《文件编制修订废止申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，并由质量部发放，质量部应保留文件更改的记录。5.5.2其他文件的更改由各相应主管部门负责更改，经原审批部门或责任部门审批，再交由质量部门指定人员进行登记更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。5.5.3文件更改后应标明更改后的状态，以版本为识别码，并在程序文件修订记录中描述更改内容，文件更改后须再次经过审批、发行，以确保文件的有效性，所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。5.6文件的领用5.6.1文件使用者应在《文件分发/回收记录》上签字，方可领用文件。5.6.2因破损而重新领用的新文件，文件内容不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应在《文件分发/回收记录》上注明“补发”字样。5.7文件的保存、作废与销毁5.7.1文件的保存1）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；2）各部门文件由本部门保管；质量部每季度对各部门文件保管情况进行检查；3）对受控文件，质量部应制定《有效文件清单》供各部门查阅参考，各部门应确保文件的有效性。4）任何人不得在受控文件上乱图画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。5.7.2文件的作废与销毁1）所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；2）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应