综合办公室管理办法分析.doc

综合办公室管理办法 一、公文管理办法 ⒈办公室是行政公文处理的管理部门，主管本单位公文处理工作。 ⒉办公室应明确专兼职人员负责公文处理工作。包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序，办公室主任应及时提出拟办意见送分管领导批示或交有关部门办理。需要传阅的公文，不得在部门、个人之间横传。专兼职人员负责传递、催办，不得丢失，拖延。传阅完成后及时归卷，并且在卷内目录中填写编号、文件名称清单。 ⒊借阅文件应及时，当天文件不能超过次日中午时间，防止重要信息传达不及时，导致后患，同时各未班子成员及各部门负责人必须认真阅办每一份传阅文件，认真填写公文阅办笺。 ⒋立卷分类可设立上级带文号文件，上级不带文号资料，自发带文号文件，自发不带文号资料，甲方带文号文件，甲方不带文号资料，监理带文号文件，监理不带文号资料等文件盒，便于查找和管理。 ⒌各部门发文应由办公室统一编号，发文底稿应存放办公室。 二、受控文件管理办法 ⒈办公室是“文件和资料控制程序”的主控部门，负责质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件的综合管理。 ⒉管理体系文件。包括管理手册、程序文件；管理体系辅助性文件：包括施工组织、项目质量计划、作业指导书；技术性文件：包括国家和行业标准、规范、规则，外来标准图纸图样等；涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件、部门颁发的有关质量、环境、职业健康安全管理专用文件；国家公布的涉及质量管理内容方面的法律、法规。 ⒊办公室有专兼职人员管理，相关部门也应有专兼职人员管理受控文件，建立受控文件台帐，分门别类标识清楚的建立受控文件档案盒，盒内有文件清单，发往其他部门应有发文清单。 ⒋相关部门应将质量、环境、职业健康安全体系辅助性文件，技术性文件，涉及质量、环境、职业健康安全管理的其他管理性文件名称列出清单，交办公室留存一份。 ⒌项目解体时，受控文件，资料应按目录清单上缴主管部门，办理交接手续。 三、公章、介绍信的管理办法 1．印章必须由专人负责，建立“公章使用登记表”，日常业务用印由办公室主任审批，对外生产经营须经项目经理签字方可用印。个人因工作，生活需要盖印，必须填写“私人用印审批表”，经项目经理签批后用印。印章保管人一律不准私自用印。 2.以单位名义开具的对外联系工作介绍信，需经项目经理签认才能开具，需公司开具的介绍信，需持本单位介绍信到公司办公室换领。 3.项目因机构变动或解体时，应将停用的印章密封好，派专人交回制发单位封存或销毁。 四、办公及生活用品管理办法 1．对于办公及生活用品的购置，首先要按月列出计划，由办公室汇总报项目经理审批后，由办公室负责采购、点收、建卡，做到帐物相符。单件在2000元以上的固资采购，首先要向公司对口部门报告购置计划，经公司领导同意后，由责任成本中心下购置计划、固资购进后，要填写新建（购置）固定资产验收交接记录，一式三份及固定资产卡片一式二份，由使用部门和使用人签收后连记录表一并交财务部门，组固入帐，财务部凭固资卡片登记建帐。 2．对于2000元以内的生活、办公设备，其全部费用进单位成本，单位解体时，由本单位（一般由经理、书记、办公室人员、财务主管）自行研究处理。2000元以上的物品，由本单位向公司对口部门提交报告，写明名称、购置时间、数量、单价、已提折旧、设备状况，单位及财务盖章后，由公司对口部门组织相关人员进行评估，提交正式评估报告一式四份（原单位一份，新单位一份，对口部门一份），由有关部门（单位）进行帐务处理。 3．办公及生活用品的领用，由办公室指定人员负责登记，根据实际情况，本着合理、节约的原则发放领用。超标以及存在浪费现象的一律不予领取。 五、考勤、请销假管理办法 1.项目部实行早点名制度。点名未到者罚款50元，由办公室下单张贴公告栏并上交财务部从工资里扣除。 2.职工需要请假者，应先到办公室核定假期、领取并填写职工请假单，先由分管部门或领导签字后再报经理、书记批准后把请假单留存办公室备案。请假到期后，应及时向办公室销假，超过请假时间不销假的视为旷工。因故需要延长假期的应该提前打电话向办公室说明情况续假，回来后再补办续假手续。 3．职工所享受年休假、探亲假、婚假、产假、丧假的假期规定，依据劳动法和国家相关规定执行。 4．工作时间因私事需脱离工作岗位的，应按规定申请事假，填写事假书面申请，经批准后方可离岗。特殊情况不能事前书面申请的，经批准后，事后上班第一天及时补办手续。 5．请病假者需持公费医疗机构指定医院（急诊除外）开具的病假证明，经批准后方可。请事假时间累积达到应享受年休假时间的，取消本年度年休假。 6．请假人员需在假条上留下家庭电话号码，以备特殊情况下沟通联系。请假期间手机不能出现长时间（1-2天）关停现象。 六、后勤、卫