1.系統流程說明-臺北市立大學.doc

臺北市立大學 目 錄 1. 系統流程說明 2 1.1.1 基本資料設定作業 2 1.1.1.1 系統基本資料設定-變更個人密碼 2 1.1.1.2 人事基本資料設定-職務代理設定 2 1.1.1.3 人事基本資料設定-個人詞庫設定 2 1.1.2 請假作業操作作業 3 1.1.2.1 差假申請單 – 請假單 3 1.1.2.2 差假申請單 – 出差單 3 1.1.2.3 差假申請單 – 公出單 4 1.1.2.4 差假申請單 – 加班指派單 4 1.1.2.5 差假申請單 – 出國申請單 5 1.1.2.6 差假申請單 – 忘刷證明單 5 1.1.2.7 差假申請單 – 銷假單 5 1.1.2.8 差假申請單 –代理業務移轉 6 1.1.3 費用報銷操作作業 6 1.1.3.1 個人保留休假天數 6 1.1.3.2 各項申請查詢 6 1.1.3.3 國內出差旅費 6 1.1.3.4 公假進修費用 7 1.1.3.5 加班時數分配 7 1.1.3.6 加班費用申請 7 1.1.4 基本勤惰查詢操作作業 8 1.1.4.1 職務代理查詢 8 1.1.4.2 個人差假紀錄 9 1.1.4.3 個人出勤紀錄 10 1.1.4.4 個人加班紀錄 10 1.1.4.5 部門差假紀錄 10 1.1.4.6 部門出勤紀錄 11 1.1.4.7 部門加班紀錄 12 1.1.5 流程資料操作作業 13 1.1.5.1 待簽核文件匣 13 1.1.5.2 代理文件匣 14 1.1.5.3 送審文件匣 14 1.1.5.4 已簽核文件匣 14 1.1.5.5 駁回文件匣 14 1.1.5.6 簽核記錄匣 14  系統流程說明 基本資料設定作業 當第一次進入系統後，依需要可先至【系統基本設定】中做『更改密碼』作業，再至【人事基本設定】中做設定『新增職代／新增詞庫』資料設定，其操作說明如下所示。 系統基本資料設定-變更個人密碼 密碼之位數最多為十個英文或數字之組合 人事基本資料設定-職務代理設定 若要請假的時候須要有人可以代理您的職務，故初次登入須做設定。 進入作業時，因尚未建立職務代理資料，所以畫面呈現空白的資料格式。如下圖所示， 需要建立代理人時，按右上角【新增職務代理人】即可選擇職務代理人。 人事基本資料設定-個人詞庫設定 若有常用之詞彙，可於此功能預先設定，若需建立詞庫時，按右上角【新增詞庫】即可  請假作業操作作業 差假申請單 – 請假單 本作業在「請假申請單」項下的功能選項，點選「請假單」， 即進入本作業。 差假申請單 – 出差單  差假申請單 – 公出單 差假申請單 – 加班指派單 差假申請單 – 出國申請單 差假申請單 – 忘刷證明單 差假申請單 – 銷假單 是說所有的流程均跑完且須取消那筆差假中的某一天或全部，這與取消申請則是不同意思。所跑的流程與之前所申請的流程一致。 差假申請單 –代理業務移轉 本作業使用的時機，是當使用者已代理其他同仁請假的代理業務，但又臨時又需要請假或公差時，即需要將自己所代理的業務先行移轉給自己的代理人後，系統才會准許請假或公差的申請作業。 是將個人所代理的業務資料均會表列出來，讓使用者作移轉的處理。 如果沒有任何代理業務時，系統會提示使用者，「目前無資料」即表示目前尚無代理業務，可以放心的請假。 費用報銷操作作業 個人保留休假天數 各項申請查詢 國內出差旅費 當「出差單」的流程完成，且執行完出差事項時，才能做申請差旅費。 公假進修費用 當申請「出差單」且已執行完成出差時，在此即會表列所有有關出差單申請且核准的資料，提供使用者報銷費用之處理。 加班時數分配 主要是將加班的時數做分配，有兩種方式來做分配：一為申請補休、二為申請加班費。如果申請補休，其加班的時數可以保留半年。 請選擇加班的月份：選擇要將所申請過的加班指派單做申請加班費或申請加班補休。 加班費用申請 要使用此功能須先做”分配加班時數”。 請選擇欲日期：可分為以起迄時間及起迄月份來做搜尋的範圍。而起迄時間小月曆的操作方式如同申請請假單一樣，請參考請假單那部份。 基本勤惰查詢操作作業 包含『有職務代理查詢/個人差假紀錄/個人出勤紀錄/個人加班紀錄/部門差勤紀錄/部門出勤紀錄/部門加班紀錄/全體差假紀錄/全體出勤紀錄/全體加班紀錄。』，因同仁所屬職務不同，所呈現的執行目錄亦不相同，原則上可分為三類： （1） 一般同仁：只能執行「職務代理查詢/個人差假紀錄/個人出勤紀錄/個人加班紀錄」； （2）單位主管：除上項（1）的功能外，尚可執行「部門差勤紀錄/部門出勤紀錄/部門加班紀錄」； 職務代理查詢 可以查詢到職務代理人的狀態，以便是