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科研院所财务档案管理信息化实践与研究 　　航空工业作为国家高科技战略性产业，其发展得到了党中央、国务院的高度重视，2012年航空发动机及燃气轮机将列为国家重大专项即将启动，百万航空人迎来了航空工业的春天。财务管理是航空企业管理的核心，它既牵头组织企事业单位的全面预算管理，同时又通过全面预算管理分解指标、配置资源、落实责任、强化激励，关系到集团“两融、三新、五化、万亿”目标的如期实现，其重要作用是显而易见的。财务档案管理既包括航空科研的特殊性，同时又兼具自身的诸多特点，管理好财务档案不断提高管理的科学化、精细化水平，助推航空发展，创造超越价值，已成为档案人责无旁贷的责任。 　　一、传统财务档案管理的短板 　　财务档案管理包括立卷、归档、借阅、销毁等环节，在各个环节都存在问题。 　　㈠在保管上，传统财务档案缺乏安全性。 　　1.纸质档案的字迹易日久消淡。《会计档案管理办法》中将财务档案的保管期限分为永久、定期来年归类。定期保管期限又分为3年5年10年15年和25年五类。而在工作中，常有一些新的技术使得财务档案的字迹变得不易保存，如用色带打印的发票，发票上的数字在保存一年或者更短的时间就淡化模糊了。原始凭证字迹的消褪给档案查询造成较大的障碍，当这个缺陷被消极利用的话，将产生极大的财务风险。 　　2.财务档案包括各类原始凭证、账簿、报表及其他专业资料。在进行档案移交时，通常财务部门与档案部门是按册移交，而每册中的原始凭证从装订到移交及之后存档，由于人力、财力有限，往往难以有效监管。当其中的某份原始凭证丢失，很难被发现。 　　㈡调阅难度较大，造成使用效率不高 　　1.随着国家、社会对发动机产业的愈加重视，投入到科研、基本建设等的收支数量和资金呈逐年增长的趋势，接受各类专业经费检查时，调阅、复印相关的财务档案是管理人员产生大量工作。如国家审计局审查重大项目时，除调阅跨度几年的项目周期内各相关财务凭证，要复印几十份甚至上百份的发票等相关资料。纸质档案在调阅的便捷性上存在着很大的欠缺。 　　2.财务借阅手续不完备，造成借出的财务档案不能如期归还，既妨碍了档案的调阅又人为地造成了利用上的困难。 　　㈢多种因素，致使档案不能按规定期限销毁 　　由于主客观原因造成档案提前或拖后销毁。 　　一是由于客观条件不能满足档案管理的基本条件，如湿度、温度不能达标，造成纸质财务档案受潮、虫蚀，不得不提前销毁； 　　二是由于经济活动增加，调阅借阅活动频繁，或由于历史原因未能了结的债权、债务的原始凭证、工资册等，需要经常使用，以致只能拖后销毁。 　　㈣管理水平落后，档案保管成本高 　　为了保证纸质档案的长期保存，为提高存储环境，每年要投入保管经费，且因为没有备份还要为文档的损失担忧。 　　㈤缺乏既懂财务又懂管理的人员 　　财务档案涉及会计和档案管理两个方面的专业知识。财务档案管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识，负责财务部门立卷归档工作。但工作中缺乏财务档案管理专门人员，要么懂会计不懂档案，要么懂档案不懂会计，不利于会计档案工作的开展。另外，由于专业知识上的欠缺，在收集财务资料时未能按照财务的有关规定收集会计凭证、账簿和财务报告，造成财务档案资料的不全。 　　二、科研财务档案信息化的要义 　　财务档案信息化，是指运用现代信息技术对财务档案信息资源进行科学收集、整理、开发利用保管，是指成为科技含量大保管方便查阅迅速的无纸质的、完全电子化的档案。 　　随着国家财政对航空产业的加大投入及财政经济工作的不断发展，对当前的财务管理手段和方式提出了严峻地挑战。一是国家财务法规、标准，在不断的调整变化；二是各种指标、标准的变化越来越频繁，每年都在发生变化，甚至某些科目的经费标准一年内进行多次调整；三是各种标准划分越来越细，项目越来越多，信息采集的工作量日益增大；四是财务档案所管辖的范围不断增加，科研财务档案就根据任务分为多个型号的帐目，同时还有技改项目、管理等等，这些都给财务档案管理工作增加了难度。因此，加快档案信息化建设，顺应时代和社会发展，是提高档案管理水平和档案服务水平的必由之路。 　　1.财务信息化档案的载体多样性。从源头上解决了传统纸质档案保存难，档案资料收集不全的问题。将财务纸质档案转变为电子文件。所谓的电子文件，是指数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带磁盘光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，并可在通信网络上传送的文件。这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。 　　2.表现形式的特殊性。信息化财务档案必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统依赖性很强，但记录信息量大，占用空间小，数据查询简便且容易保管。 　　3.解决了保管