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期初余额试算不平衡的分析及维护 　　中图分类号：F832 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2013）06-000-02 　　摘 要 总账系统初始化时，需要录入各账户的期初余额。期初余额试算不平衡，其后果非常严重，应尽快查找原因并修正错误的数据。本文结合用友畅捷通T3财务软件，分析了产生错误的原因，并详细阐述了错误数据的维护修改方法。 　　关键词 试算平衡 原因 维护 　　在用友畅捷通T3财务软件中，总账系统初始化时，需要录入各账户的期初余额。它主要实现两大功能，一是录入科目期初余额，二是核对期初余额，并进行试算平衡。 　　初学者由于对系统不太熟悉，操作不流畅，在进行期初设置时，一些不经意的修改或粗心大意，会造成期初余额试算不平衡，并导致总账与辅助总账、总账与明细账核对有误，最终不能进行记账，其后果非常严重。因此，在发现试算不平衡后，应尽快查找原因并修正错误的账务数据。 　　一、原因分析 　　试算平衡，是指在借贷记账法下，利用借贷发生额和期末余额（期初余额）的平衡原理，检查账户记录是否正确的一种方法。包括余额试算平衡和发生额试算平衡，其目的是为了检查和验证账户记录的正确性，以便及时发现错误并予以更正。 　　在用友畅捷通T3财务软件的操作中，期初余额不平衡，原因主要有以下三方面： 　　1、金额录入错误。在录入期初余额时，操作员粗心大意或疏忽，输入了错误的数据，致使试算不平衡。这是最为常见的错误类型。 　　2、科目属性设置错误。基础设置中会计科目的设置涉及内容较多，除了科目名称和代码外，还有科目类型、科目性质、外币核算、数量核算、辅助核算等较多信息需要设置。其中任何一项设置不对，都可能引起期初余额试算不平衡。 　　3、不当修改引起数据差错。在录入完期初余额后，操作员才发现基础设置存在问题，未做妥善处理就直接进入基础设置，对相关项目进行修改，造成系统期初数据出现混乱，导致期初余额试算不平衡。 　　二、数据维护修改 　　（一）金额输入错误的维护。 　　1、末级科目余额修改。末级科目的期初余额栏显示为白色底纹。当发生错误的科目属于末级科目，无辅助核算且设置正确的情况下，可以直接修改科目金额。 　　[案例1]：期初余额试算不平衡后，发现库存现金科目期初余额12300元，实际应为21300元。 　　修改操作：进入“期初余额录入”窗口，找到库存现金科目。双击“期初余额”栏金额部分，删除原数据12300，录入正确数据21300，按回车即可。 　　2、非末级科目余额修改。非末级科目的期初余额栏显示为浅黄色底纹。对于非末级科目，其金额是由系统自动汇总而来，其金额差错是由下级科目差错造成的。此时不能直接修改本科目金额，而应该核查并修改下级科目的金额。 　　[案例2]：期初余额试算不平衡后，发现银行存款科目期初余额125000元，实际应为120000元。 　　修改操作：经查，银行存款科目下设工行存款和中行存款两个明细科目。其中，中行存款期初余额有误，45000元实际应为40000。 　　进入“期初余额录入”窗口，找到中行存款科目，双击金额栏，删除原数据45000，录入正确数据40000，按回车键后，系统自动修复银行存款的余额数为120000。 　　3、有辅助核算的科目余额修改。有辅助核算的科目，期初余额栏显示为浅兰底纹。对这类科目的期初余额修改，需要进入相应的辅助核算窗口，对金额栏进行修改。 　　[案例3]：期初余额试算不平衡后，发现应收账款科目期初余额30000元，实际应为20000元。应收账款科目已设置了“客户往来”辅助核算。 　　修改操作： 　　进入“期初余额录入”窗口，找到应收账款科目，双击金额栏，进入“客户往来期初”窗口，双击金额栏，删除原数据30000，录入正确数据20000。按回车键后，点“退出”按钮。 　　返回“期初余额录入”窗口，此时看到应收账款科目期初余额已改为20000元。 　　（二）科目属性设置错误维护 　　财务软件内部控制规定：已使用过的科目不允许修改。要修改已使用的科目属性，首先要清除已使用的痕迹，删除相关记录使科目变为未使用状态；再修改科目属性，录入期初余额；最后要将之前删除的使用记录重新补充完整，恢复原状。 　　[案例4]：期初余额试算不平衡后，发现累计折旧科目余额方向设置为借方，正确应为贷方。 　　修改操作： 　　在“期初余额录入”窗口，找到累计折旧科目，双击金额栏，删除原数据45000元，点“退出”按钮。 　　在“会计科目”窗口，双击累计折旧科目，进入“会计科目―修改”窗口。点“修改”按钮，将“余额方向”改为“贷方”后，点“确定”按钮后“退出”。 　　在“期初余额录入”窗口，找到累计折旧科目，双击金额栏，录入余额数据45000，按回车即