公司声像档案管理办法.docVIP

公司声像档案管理办法 一 总则 第一条 为加强本公司司的声像档案，特制定本本办法。 第二条 本公公司的声像档案是指本公公司各部门或个人在社会会实践活动中直接形成的的对国家、社会和公司有有保存价值的录音、录像像、照片、影片等辅以文文字说明的历史记录。 声像 档案一般由录单单带、录像带、摄像带、、影片(母片)、照片((含底片)等文字说明两两部分组成。 第三条 声像档案是本公司全宗宗的组成部分，必须由档档案室实行集中统一管理理。 二、声像档案资料料的收集 第四条 收集集范围 1.反映本公司司主要职能活动工作成果果和存在问题的声像资料料； 2.各级领导人和和著名人物参加的与本公公司有关的重大活动的声声像资料； 3.本公司司有关人员组织或参加的的重要会议，会见以及外外事活动的声像资料。 4.涉及本公司和邮电电系统权益的声像资料。。 5.其它单位形成的的与本公司有关的重要声声像资料。 6.其它具具有保存价值的声像资料料。 第五条 收集时间间 1.声像档案资料应应在形成后一个月内随立立档部门其它载体形态的的档案同时归档；如有特特殊情况可以适当延长归归档时间。 2.档案部部门应随时收集零散的具具体保存价值的声像资料料。 第六条 收集要求求 1.录音带、录像带带、摄像带、影片、照片片(含底片)和文字说明明要收集齐全，按时归档档并建立归档控制措施。。凡未按规定归档的，其其形成费用不予报销，以以防散失； 2.接收原原版、原件，特殊情况下下可接收复制件； 3..声像资料的内容要真实实，底片、原件与影像、、复制品要相符。 第七七条 声像档案资料的征征集 1.档案部门有责责任随时征集重要声像资资料； 2.在征集的声声像资料中，凡涉及国家家和全国邮电部门重大事事件的，应向邮电部办公公厅档案处报送目录。 第八条 声像档案费用用的报销 本公司各部或或个人凡按本办法第四条条形成声像档案的费用，，只要将档案资料按要求求向档案归档，经档案室室签字认可，财务部门应应给予核报费用。 三、、声像档案的整理 第九九条 声像档案的整理，，包括分类、组合、排列列和编目，使其系统起来来，便于保管和利用。 第十条 声像档案的整整理由摄录人员负责，档档案部门协助。 第十一一条 分类、编号 1..照片档案按年代、问题题分类。同属一类的照片片按时间顺序编号，同时时填写其底片号。底片在在全宗内编流水号。格式式：全宗号-流水号。 2.录音带、录像带、摄摄像带按年代-问题分类类，按内容编号。同一内内容分录几盘的应视为一一个案卷，编一个案卷号号，然后每盘再依次编排排序号。 3.编注与其其他载体档案相联系的参参照号。格式为(档案形形态)档号/(档案形态态)档号。 第十二条 保管期限：应视其内容容的重要程度、时间、名名称、可靠程度、有效性性等因素，划定保管期限限。 第十三条 文字说说明的编写 1.文字说说明基本内容包括事由、、时间、地点、人物、背背景、作者(摄制者)等等。 2.编写文字说明明的要求： (1)准准确揭示档案材料的内容容，概括其反映的全部信信息，标注项目正确齐全全； (2)照片的自自然张(内容相近的亦可可以若干张)编写文字说说明。录音带、录像带、、报像带按案卷编写文字字说明。一组声像资料联联系密切的应加文字说明明： (3)文字简洁洁、语言通顺； (44)时间用阿拉伯数字表表示。 第十四条 编制制格式 1. 照片编制制采用横写格式。其格式式为照片/底片号-文字字说明-参见号-摄制时时间-摄制者。 2. 2.录音带、录像带、、摄像带的编制格式：在在盒套上置标注页。按要要求逐项填写。 第十五五条 案卷要求 1.将将具有共同主题内容的若若干份声像资料组成案卷卷，集中编放。 2.卷卷内目录： 照片、底片片以自然张为单元填写卷卷内目录； 录音、录像像带、摄像带以盒为单元元填写卷内目录。 3..卷内备考表，用于说明明卷内声像材料的整理、、变动情况。 第十六条条 编目 声像档案的著著录依照《档案、著录规规则》进行。 四、声像像档案的保管 第十七条条 声像档案入库前要进进行检查，对已被污损的的，要进行必要的技术处处理。 第十八条 保管管条件 底片、胶片库温温度应保持在13-155℃之间，相对湿度应保保持35%-45%； 照片库温应保持14-224℃，相对湿度应保持持%-%；录音、录像带带库温应保持18-244℃，相对湿度应保持440%-60%。 第十十九条 底片册、录音、、录像带、摄像带应立放放，磁带库必须避开300奥斯特以上的磁场，磁磁场盒与盒的间距不小于于3mm；存放磁带最好好不用铁皮柜。 第二十十条 对库存的照片档案案，要两年检查一次。 第二十一条 归档保存存的声像档案，任何人不不得私自撤销、抽出、清清洗、消磁和涂改；销毁毁声像档案必须经过鉴定定，征得归档单