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文件连续体理论在数字时代的应用及发展 　　摘要：本文对文件连续体理论进行了简要的阐释分析，解读了曾于20世纪80年代提出连续体管理思想方法的澳大利亚档案学者Frank Upward、Sue Mckemmish和Barbara Reed等在近年发表的关于文件连续体在数字时代新应用的论文，分析了近年来连续体模式在数字信息保存等方面的新应用，以及文件连续体模式在数字时代的新发展；结合我国档案学研究实际情况，探讨了值得我国档案学研究和借鉴的新思路，希望能促进和加强文件连续体理论和模式在我国档案管理实践中的应用。 　　关键词：文件连续体理论数字时代电子文件管理 　　一、文件连续体理论源起和发展 　　文件连续体理论是关于文件运动的理论，其思想最初萌发于20世纪中叶澳大利亚档案学者LanMaclean的观点之中[1]，80年代在澳大利亚学界萌发理论概念，90年代中期逐渐受到国际档案界的学者关注。1996年澳大利亚档案学者Frank Upward发展并完成了文件连续体的模式构建[2][3][4]。Upward的文件连续体模型中用一个多维坐标系来描述文件的运动过程，从4个维度、4大主轴、16个焦点来理解文件的整个生命过程，如图1所示。 　　（1）文件保存轴涉及人类活动所产生的各项记录及保存，包括文档、文件、单一档案及档案群。（2）证据轴追溯、探究各项活动与措施、提供的证据、乃至于一个组织或个人的历史活动至社会群体的记忆。（3）事务活动轴标识文档、文件所透露的各项活动，包括行动措施、活动、功能与目的。（4）执行主体轴显示相关活动所联系的人或机构，包括执行者、执行部门、执行组织机构以及制度。同时，该图还揭示了文件的四维运动过程。第一维（形成）关注的是文件的形成，包括文件形成者、文件形成者所承办的事务、文档本身（不管是否具有档案的特点）以及在文档中体现出来的事务处理的轨迹。第二维（捕获）指的是文件的捕获，包括与文件形成者相关联的工作部门、导致一项事务发生的业务活动、文档与其背景信息、与其他文件之间的关系共同构成一个文件整体，该文件具有凭证性。第三维（组织）是文件组织，一个组织机构与其业务职能、构成这些职能的活动紧密联系，而且与档案以及机构本身的记忆紧密相连。第四维（聚合）是社会集体记忆的聚合，反映文件与档案在社会中的地位和价值。该模式明确提出了文件连续体理论涵盖的4个方面——文件的形成、文件的捕获、个体和法人机构记忆的组织、社会集体记忆的合成。 　　二、数字时代文件管理的挑战 　　数字时代，文件和档案的形成及利用的新兴技术快速发展。我们已经陷入一个不断膨胀且还在持续不断发展的信息记录世界。KateEichorn曾在其文章中提到，网络时代的社区群体到处都在学着热爱档案（learning tolovethearchive）[6]，但富有讽刺意味的是，为什么反而是专业类的档案职业，却有被社会边缘化了的趋势呢？在谈到档案学被边缘化的问题时，Upward认为，表面上看可能是我们过于关注仅仅是对档案物理层面上的保管，而对于整个文件记录和归档的过程的精力注入不够[7]。但更深层次的原因是，没有使用连续体的理念将记录保存和归档问题整体看成为一个不断变化和求新的过程，还是停留在将档案当作是保管的静态事务而并非文件运动的视角。他认为使用基于生命周期模式来对数字时代的文件和档案进行分离管理已不再适用，要使用信息生态观代替原有的将档案看作有限的最终产品的观念，要将档案群看成是一个变化和不断创新的过程，要使用综合集成概念和以过程为中心的连续体理论来指导实践。事实上，数字时代档案学边缘化的问题全球的学者都在深入分析，我国也有不少学者重视这个挑战。如目前普遍地对档案专业的课程设置进行修改以及部分高校对档案学院名称的变更，就可窥见一斑。我国学者王新才等在提及档案学发展前景时，指出目前档案学发展壮大的难点有二：其一是如何打破档案学社会需求不足的僵局；其二是在吸收其他技术学科长处的时候，档案学怎样保持自己的专业特色。[8] 　　数字时代，大量电子文件的出现给传统档案管理提出了挑战。首先，在数字环境中，许多具备文件性质的信息已不再具有物质实体，因此实体的保管不再是档案专业最根本的任务，取而代之的核心问题是如何在大量的数字信息中识辨出具有保存价值者予以捕获和保存，以便提供再利用。其次，在数字环境下，电子文件的出现暴露出文件生命周期理论在理论假设上的盲点与武断。电子文件是可变的，依时间与环境而改变，它没有明确的实体可供管理。最后，电子文件也质疑了现有档案管理思维的逻辑性和合理性。数字时代的电子文件存储对档案形成机构已然不构成压力，因此将文件定期转移给档案馆的需求大幅降低，加上电子信息可轻易复制并大规模传播，档案馆所存信息未必是独一无二的内容，技术的变化也可能造成档案馆