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综合型群件在协作群体信息共享中的应用及局限 　　〔摘 要〕群件是一类帮助完成群体协作的软件，在信息共享过程中发挥着重要作用。文章在描绘协作群体信息共享的一般过程的基础上，提出理想共享系统应具备的条件。分析总结当前常用综合型群件在共享方式、共享内容管理、权限控制和共享安全方面的应用，并归纳群件在信息共享领域的局限，向群件开发者提出一些改进建议。 　　〔关键词〕群件；协同工作；信息共享；群体信息管理 　　DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2013.11.014 　　〔中图分类号〕G203 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821（2013）11-0056-05 　　对于为完成某一任务或者履行某种职能的协同工作群体来说，成员因为时间和地点上的不一致，经常造成交流和工作协调的不便，信息共享过程非常重要。协作群体信息共享的实现一直以来都是CSCW（Computer Supported Collaborative Work，计算机辅助协同工作）研究领域关注的焦点。在CSCW应用领域，群件（Groupware）是以计算机网络技术为基础，以交流、协调、合作及信息共享为目标，支持群体工作需要而开发的应用软件。在群件支持下，信息共享效率得到了很大提高，但共享不仅是技术过程，更是认知过程，也正是由于技术应用的局限，尚存一些无法有效解决的难题。 　　1 协作群体的信息共享过程 　　信息共享实质上就是通过协调信息资源的分布，使用户的信息需求得到最大限度的满足，并使信息发挥最大的效用[1]。国内研究集中于政府信息资源共享和企业供应链信息共享两大领域，对于微观层次的群体信息共享研究较少，主要集中于Web2.0环境下的虚拟协作群体，本研究所针对的是协同工作的实际群体，该群体的信息共享过程多围绕工作任务展开，在共享内容、共享驱动因素等方面有很大不同。 　　按照信息不守恒原理和梅特卡夫定律，共享网络的信息量越大、节点越多，那么全部节点的受益越大，因此充分的共享是协作群体高效完成任务的保证。协作群体的信息共享交织着复杂的过程，不是单纯的信息交流、信息存取和信息集中。如图1中所示，对协作者1来说，其拥有的个人信息空间中包含工作信息、与工作任务部分相关的个人信息、知识经验以及纯粹与工作任务无关的个人信息，有些不会共享，有些共享程度较低，用虚线表示，只有工作直接相关信息才会实现强共享，图中用实线表示。协作者将自己拥有的信息传送到共享信息空间，并从中获得更多信息，图中用粗线条表示。协作者之间进行信息交流以实现点对点共享，如图中协作者2与协作者3，通常的方式有即时沟通、电子邮件等。有时在共享网络中存在区域共享行为，比如任务流程中的某几个协作者为完成阶段任务进行的局部共享，如图1右侧所示。为了实现信息的安全有序共享，需要实行共享控制，以保证由合适的人提供合适的信息共享给合适的人群。图1 协作群体信息共享流程图 　　为了帮助协作群体实现上述过程，我们认为理想的共享系统需要具备以下7个条件：有效识别协作成员的共享需求，即知道“谁需要什么信息”，以实现更好的共享信息推送；清楚成员各自掌握信息和知识的情况，即知道“谁有什么信息”，以更有效定位共享信息源；提供丰富且有效的共享方式，以保证信息流动的顺畅和高质量；对不同类型的共享信息能够提供有效的特殊管理；具备标准化的共享信息组织和存储格式；有效的信息检索技术；有效的权限控制和安全措施。 　　2 群件对信息共享过程的支持 　　广义的群件涵盖所有可以支持群体实现协同工作的应用工具，除了当前使用较多的IBM Lotus Notes、Novell Groupwise、Microsoft Exchange和Groove等综合型软件之外，还包括服务专门领域的群件，例如某些电子邮件系统、共享日历Google Calendar、支持视频会议的IBM Sametime、支持工作流程自动化的IBM Flowmark等。Web2.0环境下常用的协作性过滤与推荐系统、协作标注、社会网络软件等因为可以实现在线的协同活动，也可以称作群件。本研究主要选择前3个综合型群件为分析对象。 　　2.1 对共享活动的支持 　　群件对共享活动的支持体现在提供多种有效的共享方式。 　　即时通讯功能是最常见的同步方式，时效性强且多次反馈，协作者可以了解其他成员掌握的准确信息和知识、经验，通过在线讨论解决问题，确定工作流程处理的方案，但是要求时间上同步，并保持网络畅通，严格意义上更是一对一的信息交流，而非一对多的共享。 　　真正意义上的同步信息共享按照范围不同分为以下两种。 　　2.1.1 透明共享 　　即信息对全体成员是可见可用的，目的是实现透明协作。如微软的Netmeeting、Intel Pro2shar