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高校档案利用体系理论模式构建研究 　　摘 要：高校档案利用体系建设不能机械地套用“档案利用体系”建设的理论和经验，而应根据其自身的特点，走出一条属于自己的道路。本文具体分析了高校档案利用体系模式设计的理论依据和实践依据，以此为基础构建了包含用户诉求、高校档案资源和利用方式等内容的三维体系模式。 　　关键词：高校档案利用体系；高校档案资源；主体诉求；利用方式 　　高校档案事业表现出了不同于其他类型档案馆（室）的特点，尤其是提供利用工作。本文拟通过理论探讨，设计出高校档案利用体系的理论模式，希冀为建设实践提供些许有意义的借鉴。 　　1 研究现状 　　在CNKI中国期刊全文数据库中以“主题”为检索项，以“高校档案利用体系”为检索词进行“精确”检索，检索结果为0；换以“档案利用体系”为检索词进行检索，共检索出137篇期刊论文，其中与本课题直接相关的仅有一篇——陈艺娟的《职业院校档案利用体系建设的探讨》[1]，另外，以高校为主题的9篇研究成果均将档案利用体系作为“两个体系”或“三个体系”建设的组成部分进行探讨；再以“高校档案利用”为检索词进行检索，共检索出147篇期刊论文，内容主要集中于高校档案用户、高校档案利用现状及特点、高校档案利用服务创新等方面。 　　从现有成果来看，将“高校档案利用体系”作为一个整体、动态的系统来研究尚显得较为薄弱，已有的相关成果虽然呈逐年增长之趋势，但仍然存在着如下问题：第一，内容重复、水平低劣的文章占有相当分量；第二，研究内容庞驳复杂，极不系统，无法构成一个完整的理论体系，因此，其理论指导价值就得大打折扣；第三，盲目跟风者多，理性思考者少，尤其是对已经出现的问题缺乏理性认识。 　　2 高校档案利用体系模式设计的依据 　　2.1 理论依据——管理活动维度模型。高校档案利用说到底是管理活动的一种，而胡鸿杰教授建构的管理活动维度模型正是分析和解构管理活动的一种有力工具，如图： 　　其中Y轴是管理实施的要素，是管理功能实现的基本状态；X轴是管理功能实现的基本手段；Z轴是实现管理的物质基础，是管理功能实现的保障条件。“这个模型就是管理活动的三维空间，也就是说，任何一项管理必须存在于这个三维空间之中——即‘有内容’、‘耗资源’和‘用方式’，而不可能独立存在。”“管理活动的维度就是决定管理及其学科是否存在的‘框架’，管理学研究的任何领域都是由管理活动的维度决定的。”[2]管理活动维度模型从其本源意义出发是一种解构管理活动的思维模型，因此，也是研究管理活动的理论武器。作为一种管理活动，高校档案利用工作既具备管理活动的一般特点，在以往的工作中也呈现出了自己明显的特征。因此，高校档案利用体系理论模型的设计需要在管理活动维度模型的指导下，具体问题具体分析。如此设计出的理论模型才能既具备理论指导价值，又具备实际操作性。 　　2.2 实践依据——高校档案利用工作的特点 　　2.2.1 本位特点。高校档案馆（室）的性质直接决定着高校档案利用的服务对象和发展模式。“高校档案馆具有机关档案室和国家档案室的双重性质。” “一方面，高校档案馆是高校的内部组织机构，主要服务于本学校的师生，具有机关档案室的性质；另一方面，高校档案馆是永久保管本学校档案的档案机构，又具有国家档案馆永久保存档案的性质。”[3] 　　显而易见，具备机关档案室性质的高校档案馆（室）的主要职能是利用高校档案资源为本校各机构及师生提供服务，而兼具国家档案室性质的高校档案馆（室）还承担着利用高校档案资源为社会公众提供服务的责任和义务。如此一来，高校档案利用的主体从范围和性质上就具有了异于其他类型档案馆（室）的特点，即以内部利用者为主，包括潜在的社会利用者。 　　2.2.2 资源特点。高校档案资源是高校档案提供利用工作的对象和基础，教育部和国家档案局制定实施的《高等学校档案管理办法》明确规定：高校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”并将其具体划分为“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”等十一大类。 　　教学和科研是高校的主要职能，高校围绕这两项主要职能开展的招生、教学、科研、管理等活动业已形成一定的程序和模式，在这种程式化模式的活动中所形成的档案材料其内容和形式就相对固定，即主要以教学、科研类档案居多，档案内容主要与本校及本校学生关系较为密切。 　　2.2.3 利用特点。一是用户群体界限分明。高校档案用户群体按其利用目的和所属范围可分为四类：第一类是代表所在单位前来档案馆（室）查阅档案的教职工和学生；第二类是为解决个人问题的教职工（包括离、退休人员）；第三类是学生，包括在校学