5-4-2案例-福特公司的应付账款系统流程重组.doc

案例——福特公司的应付账款系统流程重组 福特汽车公司应付账款部的采购业务流程重组 福特汽车公司是美国三大汽车巨头之一，但到了20世纪80年代初，福特像许多美国大企业一样面临日本竞争对手的挑战，正在想方设法削减管理费和各种行政开支。 位于北美的福特汽车公司2／3的汽车部件是需要从外部供应商购进的，为此需要有相当多的雇员从事应付账款管理工作。当时，公司应付账款部有500多名员工，负责审核并签发供应商供货账单的应付款项。按照传统的观念，这么大一家汽车公司，业务量如此庞大，有500多个员工处理应付账款是非常合情合理的。进行业务流程重组之前，管理人员计划通过业务处理程序合理化和应用计算机系统，将员工裁减到最多不超过400人，实现裁员20％的目标。 促使福特公司认真考虑“应付账款”工作的是日本马自达汽车公司。这是一家福特公司占股22％的参股公司，有5位员工负责应付账款工作。尽管两个公司在规模上存在一定的差距，但按公司规模进行数据调整之后，福特公司仍多雇佣了5倍的员工，5:500，这个比例让福特公司的经理再也无法泰然处之了。福特公司决定对与应付账款部门相关的整个业务流程进行彻底重组。 福特汽车公司应付账款部门的工作就是接收来购部门送来的采购计单副本、仓库的验货单和供应商的发票，然后将三类票据在一起进行核对，查看其中的I4项数据是否相符，绝大部分时间被耗费在由于种种原因造成的这14项数据不相符上。 1）采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往应付款部门。 2）供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到应付款部门。 3）供货商同时将产品发票送至应付款部。 图1 重组前的业务流程 针对上述流程，接流程再造的要求，应付账款部不再需要发票，需要核实的数据项减为三项：零部件名称、数量和供应商代码，采购部门和仓库分别将采购订单和收货确认信息输入到计算机系统后，由计算机进行电子数据匹配。新的流程中包含两个工作步骤： 1）采购部门发出订单，同时将订单内容输入联机数据库。 2）供货商发货，验收部门核查来是否与数据库中的内容相吻合，如果吻合就收货，并在终端上按键通知数据库，计算机会自动按时付款。 图2 重组后的业务流程 业务流程再造的结果是： 1）以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中核查14项内容，而如今只需3项，即零件名称数量和供货商代码。 2）应付账款部门只剩下125位员工，这意味着业务流程重组工程为福特公司的应付账款部门节俭了75％的人力资源，而不是原计划的20％； 3）由于订单和验收单的自然吻合，应付账款部门员工不再需要负责应付账款的付款授权，付款也自然及时而准确，从而简化了物料管理工作，并使得财务信息更加准确。 结果比较 业务流程重组之前： 北美福特汽车公司的应付账款部门雇用员工500多人。最初，管理人员计划通过业务处理程序合理化和应用计算机系统，将员工裁减到最多不超过400人，实现裁员20%的目标。 业务流程重组之后： 应付账款部门的员工减少了75%（精简为125人）。 讨论题： 1、谈谈从福特公司的流程重组中获得的启示。 2、你认为企业进行流程重组时应遵循什么原则？