资邦办公管理要求2015-4教程.ppt

文 件 的 管 理 整理 整顿 清扫 清洁 素养 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料 总 结 整理 整顿 清扫 清洁 素养 资邦办公管理要求 整理 含义 将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。 目的 腾出空间 防止误用 现场检查— 摆放整齐、统一一 不合格 合格 × √ 现场检查— 空置工位不乱堆放 不符合标准示例 整理要领 要区分对待！ 马上要用的（整齐放在桌面上） 暂时不用的（放入文件柜） 长期不用的（放入仓库或者部门公用箱） 要领 例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间 将需要的物品的数量降到最低程度 要领 对可有可无的物品，应坚决处理掉， 决不手软! 要领 为何会有这么多废品？ 检查 改善 分析 整顿 含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零 目的 工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序 物品分类摆放 进行标识 要领 彻底整理， 只留下需要的物品 要领 合理利用空间，100%定位放置 根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法 问 题 点 在 哪 里？ 清扫 含义 经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗 如何清扫？ ①看不见的地方，也要彻底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。 彻底清扫 要领 自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行) 清洁 含义 将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。 目的 成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 要领 连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动 要领 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 素养 含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 语言 问 候、礼 貌 语 您好! 早上好! 下午好! 大家好! 办公室着装基本要求 要点： 1.男同事---穿浅色色衬衣、深色西裤、深色西服及领带。 2.女同事---须穿浅色衬衣、西裤/及膝西裙等职业装。 3.上班时间内必须佩戴工牌 要领 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与IT管理员联系。 确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。 早上 办公室管理 1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回它们应该放置的地方 5、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来 下班前 办公室管理活动 1、实施早上管理活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑 3、固定可能脱落的标签 4、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 5、检查打印机传真机附近是否有二次用纸，整齐摆放后 可继续使用。