彰化县各机关学校会计档案保管与销毁注意事项.docVIP

彰化縣各機關學校會計檔案保管與銷毀注意事項 中華民國100年3月7日 府主四字第1000056410號函訂定 中華民國101年9月7日 府主四字第1010257375號函修正 彰化縣政府（以下簡稱本府）為各機關學校注意會計檔案之保管與銷毀並建立一致性規範，特依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。 本注意事項所稱彰化縣各機關學校係指本府暨所屬機關（以下簡稱機關）學校、各鄉（鎮、市）公所及其所屬機關、各鄉（鎮、市）民代表會（以下簡稱代表會）。 本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿。 會計檔案應注意存放地點之妥適。如有移交機關學校檔案管理單位存放之必要時，應確實造册並經由檔案管理人員點交簽收，並將簽收文件置於會計檔案保管；主辦主（會）計人員辦理交接時，有關會計檔案應確實清點移交。 各機關學校會計檔案之銷毀，應依下列程序以每年辦理一次為原則。 （一） 編製銷毀清冊二份，函文送本府主計處函轉審計部臺灣省彰化縣 審計室（以下簡稱審計室）同意後，本府主計處再行函復。 （二） 收到核准銷毀公文後，制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，檢附核 准銷毀之公文影本送本府行政處，轉送檔案管理局審核。經檔案 管理局函復同意後依規定擇期辦理銷毀作業。 （三） 高中（職）以下學校免依前款規定逕依本府主計處函復結果辦理。 前項本府函轉審計室及檔案管理局同意銷毀之公函應永久保存並列入 交代。 會計檔案保管年限應依下列規定辦理： 年限 帳表 類別 會計憑證 帳簿及重要備查簿 會計報告 決算 月報 總會計 十年 永久 永久 永久 單位會計 十年 十年 十年 十年 附屬單位會計 十年 十年 十年 十年 （一） 保管年限依類別如下： （二） 年限起算日應自總決算公布或令行日起算。 （三） 各鄉（鎮、市）公所辦理會計檔案之銷毀，應依會計法第八十四條 有關總會計之規定辦理。至於九十一年會計法修訂前尚未銷毀之前 揭會計檔案，仍比照會計法有關總會計之規定辦理。 （四） 各鄉（鎮、市）公所辦理會計檔案之銷毀，應檢附總決算公告日期 之相關證明文件。但總決算公告日若無法查知或未辦理公告者，應 依地方制度法第四十二條規定補行公告，並自補行公告日起算保存 年限。 （五） 前款會計憑證保存年限至銷毀日已屆滿十年者，得自補行公告決算 日起滿二年後報請銷毀；會計月報保存年限至銷毀日已屆滿十年 者，得自補行公告決算日起滿三年後報請銷毀。 會計檔案遇有遺失、損毀，報本府主計處核轉審計室審核之公文應敘 明事項如下： （一） 會計檔案遺失、損毀原因。 （二） 會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意。 （三） 對於公款是否遭受損害。 （四） 依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計報告、帳簿及重備查簿等第八十三條各種會計憑證，均應自總決算公布或令行日起，至少保存二年；屆滿二年後，除有關債權、債務者外，經該管上級機關與該管審計機關之同意，得予銷毀。前項保存期限，如有特殊原因，亦得依上述程序延長或縮短之。第八十四條各種會計報告、帳簿及重要備查簿，與機器處理會計資料之貯存體暨處理手冊，自總決算公布或令行日起，在總會計至少保存二十年；在單位會計、附屬單位會計至少保存十年；在分會計、附屬單位會計之分會計至少保存五年。其屆滿各該年限者，在總會計經行政長官及審計機關之同意，得移交文獻機關或其他相當機關保管之；在單位會計、附屬單位會計及分會計應經該管上級機關與該管審計機關之同意，始得銷毀之。但日報、五日報、週報、旬報、月報之保存期限，得縮短為三年。前項保存年限，如有特殊原因，得依前項程序縮短之。第定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計