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输变电工程信息资料管理经验交流 前言 电力建设工程档案资料是电力工程建设过程中形成的历史记录,是电力工程管理的重要组成部分,加强对电力工程建设档案管理,特别是做好工程文件资料的收集、整理、归档、移交,是一项十分重要的工作。也是确保电力工程项目的顺利完工的重要保障。 工程档案概述 建设工程档案（与项目文件的区别） 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，可简称工程档案。 术语和定义（国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28－2002） 建设项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 单项工程 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 单位工程 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 项目文件（与工程档案的区别，更细、更具有可追溯性） 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 项目前期文件 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 项目竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目监理文件 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 项目竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 项目档案 指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 项目文件归档 建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的施工单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。 项目档案移交 项目竣工验收后。建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。 信息资料员的工作 信息资料员的工作不是单纯的将工程各类文件资料收集、分类、整理和归档，更重要的是通过对工程资料从繁到简的整理过程，从而熟悉整个工程的工作流程（业主、监理和施工的工作流程）。 工程资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，资料就越多。那么信息资料员对于资料的整理就起到统筹管理的作用。在工作过程中，信息资料员需要做到哪些工作才能达到《监理规范》所要求的“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”呢？ 熟悉监理机构内部分工和工作制度 监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。因此信息资料员必须熟悉监理机构内部分工和监理工作范围，监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。再者就是要了解监理项目部的内部工作制度，清楚工作程序，流程清楚了才能在整理资料时保证监理资料的连续性、完整性。 明确监理资料管理目标及内容 监理资料并不仅是对监理工作的简单记录，其更为深远的作用在于通过加强资料管理达到促进现场工作开展、实现工程质量预控的目的。因此监理资料就需要明确目标及内容。 管理目标： （1）及时性；（2）真实性；（3）准确性；（4）完整性。 管理内容： （1）资料的收文与登记；（2）资料传阅与登记；（3）资料发放与登记；（4）资料分类整理存放；（5）资料归档及移交。 要重视对资料的管理，做到“资料预控” 所谓“资料预控”是指在工程开工前就对工程的施工过程应具备的基本资料有个整体轮廓，要收集哪些资料做到心中有数。因为每一个工程从开始直至竣工验收都有其内在的规律和过程，有章可循。通过资料预控，可以做到报审资料提前审查，督促施工单位做到资料整理报审与施工进度同步。 要做到“资料预控”就要求信息资料员不断的学习，认真学习和研究与资料有关的规程、规范和相关的文件要求。首先从对资料的初步了解到逐渐掌握，再到能灵活的运用，这样对于资料管理就会有一个清晰的思路，按照自己的思路结合有关要求，在工程前期整理出工程资料的总目录,其次与其他单位相互交流、相互学习中来取长补短、不断完善，才能做好资料管理工作。 监理文件/资料分类、整理与归档 监理文件/资料分类、整理、归档与移交简表 序号 编号 文件类型、名称 分类归档卷目 整理归档时间 移交要求 移交对象 1 监理前期文件（内部、依据性文件） 1.1 监理中标通知书 依据性文件 工程开工前 / / 1