《文书与档案管理教学课件》第二节 新型载体档案的管理.pptVIP

第二节 新型载体档案的管理 一、磁性载体的管理 磁性载体文件应由形成部门负责收集积累，从文件的形成阶段开始收集，保证文件的完整性和准确性，并及时写好文字说明，然后复制一式两份，与相应的纸质文件同时收集并进行登记。 1.收集 （1）一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档。 （2）归档的文件应真实有效。文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种草稿也应根据需要进行归档。 2．归档 作为一种特殊载体的档案，磁性载体档案的保管条件、环境及保管单位在形式上与纸质档案有区别，但分类、编目和编号方面应符合档案管理的一般规律。 （1）作为一种档案门类单独分类、编目和存放。 3．分类、编目和编号 （2）按种类、年度和专题进行分类，以盒、带、盘等自然单位为档案保管单位并编号（相当于案卷号），自然单位内的信息也要按信息单元排列和编号（相当于件号）。 （3）按分类的顺序分别编制案卷目录，见表5-4。其中“信息量”是自然单位内信息单元所占的时间或空间。 （4）在盒（套）上贴上标签。 4．保管 温度 湿度 15~27℃ 24 小时内温度变化不得超过±3℃ 相对湿度是40%~60% （1）温湿度 （2）不能用手触摸磁带（盘），应戴非棉制手套操作。 × √ （3）远离磁场源，防止水淹，磁带架最低层应高于地面30mm以上。 （4）归档的档案应一式两份，一份作为保存件，不得外借，另一份在借阅和归还时应按规定进行质量检查、验收。 （5）定期对磁带进行倒带保护，防止磁带粘连，脱磁和霉变。 二、光盘档案的管理 （a）只读光盘 （b）一次写入光盘 （c）可擦写光盘 1.光盘 2.光盘的维护 温度 20℃ 湿度 45% 图5-7 光盘柜 光盘保存信息的能力和使用寿命在20 年以内，不能长期保存信息。为保证光盘上信息输出的可靠性，须在10~20 年内进行转录。 三、照片档案的管理 （1）收集范围。 ①反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 ②领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关重大公务活动的照片。 ③本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ④记录本单位、本地区重要时间、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 ⑤其它具有保存价值的照片档案。 （2）收集时间。 照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，并及时向档案室归档，一般在3 个月内，并尽量不要跨年。 1．收集 2．整理 按年度—问题进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。跨年度且不可分的照片，可按问题—年度进行分类。分类方案应前后保持一致，不应随意改动。将照片按不同的年度分开。 （1）每个年度的照片不多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时间排列归档。 1）分类 （2）每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。 （3）照片数量较多，可以一个年度组成数册。 （4）照片数量不多，可以一个年度组成1 册，或者几个年度的照片组成1 册 2）排列和编号 如在第1 册内第一组照片有15 张，排列如下。 F1 — 1.1 …… F1 — 1.15 第1 册内第二组照片有5 张，延续第一组的编号，排列如下。 F1 — 1.16 …… F1 — 1.20 若第一册已排满，则排第2 册，但第2 册张号应从1 开始。排列如下。 F1 — 2.1 …… 依此类推。同一组照片不可以排在两册。 （3）拟写说明 具有密切联系的照片应以组为单位拟写总说明，说明内容包括以下几个方面。 ①标题。根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作为照片档案卷内目录的著录条目。 ②时间。照片拍摄的日期，拍摄时间要标注准确。 ③地点。 ④主要人物。 ⑤基本内容。 ⑥注明本组照片共有多少张照片。 用一张白纸将上述内容打印后贴于该组第一张照片上方。 3）入册 照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30 页左右为宜，有活页式和定页式两种，照片应按照分类、排列顺序固定在芯页上。 4）保管 （1）温湿度条件。 保存照片的适宜温度为14~24℃，相对湿度为40%~60%，保存底片的适宜温度为13~15℃，相对湿度为35%~45%。 （2）库房设施与装具。 ①保管照片档案的库房门窗应密封良好，配备温湿度控制设备。 ②保管照片档案的装具要结实，密封，注意防光、防尘、防虫、防污染、防高温和潮湿等。装具内应放置防蛀、防霉、防潮等药具。 四、电子文件的管理 1．电子文件的收集 2．电子文件的整理 （1）规范电子文件名称。 （2）鉴定电子文件的真实性。 （3）分类。 按照分类方案对电子文件进行划分，依据电子文件形成年度、机构、问题、类别、保管期限等在计算机中建立相应文件目录