高新区社会保险业务档案整理技术参数及要求.docVIP

高新区社会保险业务档案整理技术参数及要求 一、任务和数量 （1）对中心社会保险业务档案首批2143卷进行归档整理、装订、数字化扫描及加工处理，并录入到社保业务档案管理专用软件上面以便查阅和利用。 （2）对其中的破损档案进行修复和加工整理。 （3）对形成的电子数据采用光盘和硬盘备份。 二、项目起止时间 中标供应商自签定合同之日起3个月内完成 三、技术参数及性能要求 （一）遵循的技术标准 《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005；《文献保密等级代码》 GB/T7156-1987；《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894-2002；《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》GB/T 17235.1-1998；《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码》GB/T17235. 2-1998；《数字档案馆建设指南》（2010-06）。 （二）项目基本条件 1.待处理档案实体状况 本项目待处理档案（以下简称为“本项目档案”）属文书档案，以卷为单位归档，幅面以标准16开（或A4）和社会保险业务结算票据4开（或A8）为主，兼有8开（或A3）等其他幅面，纸张颜色、厚薄不一，纸质偏脆，部分档案会大于A3篇幅，少量档案有破损、字迹褪色现象，大部分档案未装订整理，档案卷皮新旧参差。 2.本项目档案的编目状况 （1）本项目档案有机检式案卷目录，卷内文件目录未电子化，需进行电子化编目著录。 (2)所有档案需要重新编制页码。 (3)案卷目录和卷内文件目录一式二份打印，装订成册并加目录封面和目录盒。 （三）具体技术要求 1．中标方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起，到社保局档案室，根据清单，提取相应的案卷。双方在《高新区社会保险业务档案整理调卷登记本》上登记、签字。 2．调卷时以股室为单位调卷，即一个股室的档案一次性调出，一次可以调取1个股室所涉及需一并归档整理的档案。 3．遵守采购方的库房管理制度，确保库房清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全和完整。 4．档案实体以及在计算机档案数据系统中，把待整理、待扫描的档案的目录号、案卷号进行规范整理，整理时按如下要求： (1)目录号编制要求 1）一个全宗内档案的目录号不能出现重号； 2）目录号的字符长度确定为2位； 3）发现不规范的目录号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。 (2)案卷号编制要求 1）一个目录号内，案卷号必须从1开始连续编号，不能出现重号、漏号、跳号； 2）案卷号的字符长度统一为4位（仅指电子目录）； 3)发现不规范的案卷号要及时通知采购方，在得到采购方的确认后再予以整理。 5.档案拆卷、核对要求： （1）根据修改后的目录号或者案卷号对档案实体的档号重新编写，包括对档案卷盒正面、侧面及软封面的相应栏目进行修改。档案的书写要准确、规范，保持案卷的整洁美观。 （2）在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏，在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。 （3）拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。 （4）卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。图、文混排的案卷，每张图纸视同一页文件编制页号。 （5）案卷内页号编制在文件正面的右上角，背面的左上角。 （6）采用编码机编制页号。 6.对有错误的目录进行修正。检查无误后，案卷目录以目录号为单位打印一式2份；以立卷方式归档的卷内文件目录打印一式2份。 7.目录装订要求： （1）以立卷方式归档的档案，按“案卷目录+卷内文件”的顺序装订档案目录一式2份。 （2）打印移交接收档案文据，放在档案目录前面一起装订。 （3）以单个目录号编制目录夹。目录夹封面及目录盒脊背标签要打印清晰美观、项目填制完整准确、粘贴端正结实。 8.文件扫描要求： （1）按要求区分扫描件和非扫描件，确定需扫描的文件。重份的文件不扫描；未解密的文件不扫描；幅面很大超过4个分区难以保证扫描、图像拼接质量的文件不扫描。其他经采购方确定不宜扫描的文件。 （2）已确定扫描的档案，在《社会保险业务档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》中进行登记。 （3）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。 （4）由于社会保险业务档案大小不一，保管条件简陋等因素影响，有些纸张老化和字迹蜕变现象，只能采用平板扫描仪逐页逐张扫描。 （5）采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用JPG格式存储。对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用分区扫描形成多幅图像，以便进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。 （6）扫描分辨率一般选择200～300dpi。对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高