试论高校物业管理中的档案电子化管理.doc

试论高校物业管理中的档案电子化管理 　　摘 要：本文主要从高校物业管理工作中档案管理问题出发，简述物业管理中档案管理现状及存在的问题，从而说明档案电子化管理的必要性，并通过一定的流程或途径来建立、完善电子化平台的建设及数据库的录入、使用，达到精细化、规划性管理的目的。 　　关键词：高校；物业管理；电子化 　　中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）17-001-01 　　高校的场地及设备设施数量随着高校的扩招呈现增长性趋势，随之产生的物业管理问题越来越严峻，在这样的形势下，物业管理要发挥相应的管理作用，必须要有与之相对应的管理方法，其中包括了物业管理档案电子化的普及与应用。 　　一、高校物业管理中的档案管理现状及存在问题 　　高校物业担负着校园内办公楼、教学楼、宿舍、校区绿化，保洁，维修，水电管理等工作任务，涉及范围广、行业跨度大，但工作相关度高。高校物业的管辖范围与学校的职能分工有关，管辖的内容会略有不同。就现在的高校物业管理情况来看，越来越多的高校逐渐规范物业管理的制度、工作流程及长期规划，使物业管理愈加科学化。但是在实际的工作中，因为受条件限制，有些方面的工作还需要继续努力，比如档案电子化的应用。大多数的高校物业管理实行纸质化的档案管理保存，随着时间的推移和人员的变动，档案的管理方法和档案的完整性受到一定影响。对于档案管理本身，一直按照“谁执行谁管理”来实行，但是存在多个部门涉及的档案未能展开有效的对接，档案信息不对称，使某些工作难以开展或重复工作。而且，纸质版的档案管理，仅仅能实现管理的功能，随着高校物业的精细化服务，物业项目的档案数据还需对年度的预算、整体规划、项目比对等工作进行有效分析提供依据，从而优化管理模式。基于以上的问题及考虑工作的便利性，物业管理中的档案管理电子化的实现具有一定的意义，有实施的必要性。 　　二、高校物业管理中档案电子化管理的必要性 　　高校物业管理主要为实现校园的建设、维修、维护的有序进行，为学校师生提供良好的科研、教育、生活环境，其中，物业管理的档案电子化管理，使得物业管理人员从相关部门、历年的相关数据中得到有利的参考数据，从中总结经验，实现物业管理的精细化、整体化的工作模式优化。 　　1、数据资源整合，实现资源共享 　　高校内与物业相关联的项目，有必要实现档案电子化的管理，它有利于梳理校园内的物业管理项目的条理，从基本上了解校园内的相关数据走向，从而实现资源共享，来达到工作最优。例如，校园内的基本建设，施工单位与学校方面会有平面图、水电管路走向、供配电等方面的图纸移交，如果消防部门需要对消防管路进行整改，就涉及到校园管路分布，有利于避免对其他管路的二次伤害，确保施工的效益最大化。大部分高校的档案由使用部门管理，这样就使得档案不能共享，项目管理会有偏差，档案电子化的管理可以有效解决该问题。 　　2、项目数据比对，发挥监督指导作用 　　物业管理项目实现档案的电子化管理，可以利用项目数据信息的对比，了解往年和当年数据的差额，根据实际的人工费、材料费等的涨幅，做到监督该项目费用是否在合理的范围之内；物业项目的档案电子化管理，还可以监督项目实施的质量效果。物业管理的服务范围广，涉及的管理项目非常多，常常会出现重复维修，或者在施工队的承诺保修期间内有需要再次维修的情况，这样就需要发挥档案电子化的作用，督促施工队做好质保工作，减少管理项目的不必要支出，实现资源的优化，并能监督施工队伍，对其施工质量及服务进行考核，不断完善考核制度，提高物业管理的服务能力。 　　3、信息完善，优化物业项目管理 　　随着物业管理项目的档案电子化的施行，档案的项目及模块会越来越完善，建立健全完善的项目管理制度及信息的录入，有利于完善供应商信息，建立供应商的数据库，逐渐建立起供应商的质量水平考核模块，达到从中选优的效果，逐渐提高物业管理水平及服务质量，从而实现精细化管理和有效化管理。从档案数据库中提取出的供应商考核水平，有利于学校选择优秀的供应商为师生服务，也有利于后勤物业管理部门的对项目质量的把控，从而在管理上实现管理的最优，最终达到优化物业项目管理的目的。 　　三、高校物业管理中档案电子化管理的流程 　　高校物业管理中的档案电子化管理的实现，需要建立一个统一的电子化管理平台，可以是对外采购，也可以通过自主设计开发。在平台建立之前，必须对所有的相关项目及设计需求进行调研，明白需要实现的功能及作用。通过电子化管理平台，录入物业管理项目的有关数据，比如，项目信息、供应商信息、招投标或询价信息、具体项目的细节要求、图纸等，来实现数据库的建立，相关的数据录入、管理及与校内部门的对接工作均由该使用人负责，逐渐的对数据库进行整理及补充，能越来越完善数据库的信息