浅议办公自动化环境中的秘书工作.pdfVIP

200 1年 9 月 扬州教育学院学报 . 2 0 0 1 sept 第 19 卷第 3 期 Journ al of Yangzhou College of Education Vol . ] N o . 3 浅议 办公 自动化环境 中的秘 书工作 王 琦 (扬州职业大学文经系 江苏 扬州 22 000) 摘 要: 办公 自动化的应用影响和改变了文秘人员传统的学习和工作方式，文章阐述了办公 自 动化对秘书工作的影响、如何组织办公 自动化环境下的秘书工作 以及秘书如何适应办公 自动化 。 关键词 : 办公 自动化 ; 秘书工作 ; 网络 ; 计算机 中图分类号: C 931.46 文献标识码 : A 文章编号: 1008 一6 36 一(200 1)03 一0082 一03 秘书，在我国是党政机关、企事业单位普遍设置 的一个行政职位 ，在世界范围是最广泛的社会 公职之一。纵观我国的秘书工作发展历程 ，其间也是经历了漫长的变革。古老的黄帝时代 ，史官仓 领，为黄帝记载国事，便有了秘书工作的起源。自此以后的古代秘书工作，许多事务工作如速记、誊 写、校对、报表、档案处理普遍 由手工操作来实现，秘书工作是事务性的，秘书人员 自主意识虽然较 强，但往往工作效率不高。19 12 年，中华民国临时总统府下设秘书处，建立 了现代秘书工作的新体 制，虽然 由于一些规范性的举措，工作效率略有提高，但 由于秘书工作手段的落后，依然不能从根 本上改变秘书工作的面貌。这些弊端在当今信息时代及高速经济发展的时代有 了相当的改观。 随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革，各个领域工作中处理的信息量大增，例如企业的 生产经营正不断向集约化 、现代化迈进 ，产品的科技含量不断提高，在这种背景下，秘书如果还停 留在过去的那种抄抄写写的工作状态显然是不行的;而科技 的发展 ，使得秘书工作逐渐 由事务性 向智能型发展 。许多事务工作 ，如速记 、誊写等普遍 由手工操作转 向使用 电脑 ，不仅如此 ，由于一些 办公 自动化软件(Excel ,Powerpoint 等) 的应用，使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智 能化。可以说 ，现代文秘工作最大的特点就是办公 自动化 ，文秘工作 已经进人了办公 自动化时期 。 网络通信技术和计算机技术的融人 ，使现代办公室不再是孤军奋战，不再是闭门造车 。当代秘书 工作推崇一种新概念 O“A. OA(off ce automation) 即指办公 自动化，是指利用现代信息技术提供的 技术手段改善办公室工作的环境，提高办公室工作的效率与水平 。随着信息技术的发展与整个 国 家经济信息化的深人发展，计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业 。秘书工 作本来就是以处理信息为中心任务的，当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。 一 办公 自动化对秘书工作的影响 在早期 ，大家认为 OA 就是诸如公文流传 、收发文管理 、档案管理 、会议安排 、电子邮件等这些 非结构化数据的处理交换 ，其面向的用户群也只是机关或企业 的职能部 门、文秘部 门。其实今天 看来 ，以 应该有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群 ，对 网络的依赖性更大。对于高层领导而 收稿 日期 20 0 1 一0 一30 作者简介 王 琦 1972 - ) ，女，助教。 言，OA 是决策支持系统;对于中层管理者而言，OA 是信息管理系统;对于普通办公人员而言，OA 是 事务/业务处理系统。计算机技术是 以 的前提 ，没有 了计算机技术 ，来阔谈 以 ，无异于痴人说梦; 网络通信技术是 OA 的基础 ，OA 是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器 以及人与人的 交流，没有网络的支持 ，OA 便成了空中楼阁。 秘书的 日常工作中，单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用 使这类办公变得更方便、更轻松。主要表现在:①资源共享，使信息和资源由整个机构共享，使得众 多人员能够一起处理项 目;②节省资金，在一个网络上