广东工业大学科学技术研究类档案管理实施细则.doc

广东工业大学科学技术研究类档案管理实施细则 根据国家《档案法》、《科学技术档案工作条例》，原国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，原国家教委颁布的“六号令”，《规范》等法律、法规、规章，结合本校实际，特制订此细则。 一、科学技术档案工作的基本原则 (一)我校科学技术研究档案(以下简称科研档案)是指学校从事科研管理以及在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。 (二)科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和我校的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、以利开发利用。 (三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一，学校各有关业务处、院、系、所、中心，必须有一名负责人分管科研档案工作，并确定兼职科技档案人员，负责本单位科研档案的收集、整理、立卷和向综合档案室移交工作。 (四)实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与综合档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。 (五)科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。 二、科研档案归档范围的确定 (一)确定的原则 1、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2、归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。 4、由本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。由校内几个单位协作完成的项目，各有关单位要相互配合，整理好本单位承担的须归档的科技文件材料，由主持单位的科研人员归档。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应交承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。 5、与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。一般应归入外事类。 (二)归档的主要内容和重点 1、归档的主要内容包括综合管理，研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。 2、归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 (三)不归档的文件材料 1、上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件； 2、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书； 3、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目； 4、重复文件； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 6、非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件； 7、校内其他单位发来的文件； 8、与校外单位交换来的材料。 以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。 三、科研档案的归档要求与立卷方法 (一)形成积累 1、课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。 2、由课题组兼职档案员到学校科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。 3、学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 4、档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。 5、归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰，签字手续完备。 6、科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部。 (二)整理组卷 1、坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。 2、根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综