爱屋线上不动产管理平台秘书操作说明手册.doc

愛屋線上不動產管理平台 秘書使用說明書 秘書作業操作使用說明 系統建置主要是為方便秘書將日常作業事項與系統使用做結合，讓將秘書透過系統作業做 有效率行程規劃、公司公告、售(租)案件輸入、輸入建檔後、透過系統產生售(租)案櫥窗 卡、製作不動產說明書，客戶來電如何建檔、如何透過展示作業快速搜尋發稿物件、如何 轉介紹物件、藉由系統相關稅費計算幫潛在屋主試算土地增值稅、買方契稅、每月應繳貸 款金額、如何透過系統管理合約書，透過系統統計店東店長每月所需人員業績、營業店物 件情況，人員值班及休假輪值表、透過簡訊行銷來增加業績及增加會議通知效率，如何設 定物件輪撥系統展示物件。整套系統運作功能及操作方式如下： 一、如何登入系統 1、個店網站首頁右方均可看見相關連結字樣； 網站型客戶點選愛屋線上網站行後台管理方塊即可進入愛屋線上不動產管理平台管理畫 面。 VIP 型或小總部型客戶點選愛屋線上管理登入管理方塊即可進入愛屋線上不動產管理平 台管理畫面。 2、在畫面平台視窗輸入個店帳號、使用者代號、密碼後按登入即可進入訊息區。該店帳號是 固定的不可更改，使用者代號個店可依據員工編號或姓名設立後給予經紀人、秘書。密碼 部分則可在登入後、於業務EIP資訊欄位下拉式選單中點選修改登入密碼進入修改。密碼 登入三次錯誤即被鎖住、此時須通知最高權限者由最高權限者進行告知登入密碼並將被鎖 住之使用者做開通動作即可在次使用。系統三個月內會強迫使用者做密碼變更、已防被盜 用。 3、進入系統後首頁會出現訊息交流區等字樣； 訊息交流區每天會顯示各項資訊訊息：10天內(租/售)網站需求留言如本店訊息公告、今天行程約會、租售物件到期通知、同行市調資料到期通知、本店(個人)即時傳訊【內部留言 版可對群體亦可一對一】、買賣客戶生日提醒、三天內新進物件通知等訊息。訊息交流區 主要是將個店每日資訊完整顯現在此視窗畫面；所產生資訊如下： 訊息交流區畫面右方10天內(租/售)網站需求留言：此訊息是將消費者在個店網頁所看到資訊不管是賣方線上委託或買方對銷售物件有興趣的留言多會顯示這個地方。 訊息交流區畫面右方30天內(租/售)物件到期通知：此功能是將個店即將到期所委託之個案物件或租案物件作提醒通知。【提醒日期可自訂】 訊息交流區畫面右方30天內(租/售)市調物件到期通知：此功能是提醒經紀人每日辛苦掃街開發所開發到同行或屋主自行銷售或租賃物件即將到期之紀錄提醒，以免經紀人因忙 於其他工作而忽略之前所開發之物件。【提醒日期可自訂】 訊息交流區畫面右方三天內本店或同體系新進物件：此功能是方便經紀人了解個店或其他 加盟店最新進案物件銷售資料，改變以往委託物件或租賃物件進案後秘書要先將物件每個 個案影印後轉給經紀人。 訊息交流區畫面右方本店(個人)即時傳訊：此功能只要是提供個店類似MSN一對一或一 對多的留言功能。 訊息交流區畫面右方屋主生日提醒：此功能是提醒個店本月不論是買方或賣方客戶壽星資 料、方便個店透過系統簡訊發送生日祝賀或是寄發生日卡片。 訊息交流區畫面左方系統特別公告：此訊息是提供各店本公司各項新功能資訊或相關特費 費活動。 訊息交流區畫面左方本店訊息公告：此功能是提供各店有如公佈欄之效果，人員進入系統 後可清楚了解該店的各項資訊比如、集體看屋、員工聚會、賀成交、公司規定等等。 訊息交流區畫面左方今天行程約會：此功能就經紀人角度而言可提供個人紀錄今日各項工 作事項或預約明日以後各項行程、就店長角度而言可在今天行程約會中清楚知道該店人員 本日作業情況。 二、秘書作業系統常用功能 進入系統後首頁訊息交流區上方有各項資訊名稱、如商圈/業務EIP/售案/租案/合約書/成 交/工具箱/導覽等資訊列。 秘書作業系統較為常用的功能為售案、租案、合約書、成交、工具箱等功能 點選『售案』畫面會出現售案物件輸入、售案物件查詢、售案賣方查詢、首頁精選物件、 店長推薦物件等下拉式選單功能，提供秘書在經紀人將委託物件繳交秘書後依照委託物 件等資料建檔及後續追蹤維護、查詢等功能。 點選『租案』畫面會出現租案物件輸入、租案物件查詢、租案出租方查詢、首頁精選物 件、店長推薦物件等下拉式選單功能，提供秘書在經紀人將委託物件繳交秘書後依照委 託物件等資料建檔及後續追蹤維護、查詢等功能。 點選『合約書』畫面會出現合約書輸入、合約書查詢、等下拉式選單功能，提供秘書在 經紀人領用合約書後可建立合約領用資料建檔及後續追蹤維護、查詢等功能。 點選『成交』畫面會售案成交、租案成交、成交買方、成交承租方等下拉式選單功能提 供秘書在物件成交後可建立買賣雙方資料建檔及買賣成交過程進度建檔以及後續服務費 用追蹤維護、查詢等功能。 點選『工具