第四章、文书整理与归档讲述.ppt

第四章、文书的整理与归档 第一节、文书立卷 含义： 文书立卷是将已经办理完毕、具有保存价值的文书，按照其内在联系和形成规律进行整理加工，分门别类地组成案卷的工作。 一、文书立卷的要求 文书立卷是一个分类、组合、编目的过程，是将单份文件组成案卷，既是整理工作，又是组织工作 1、根据文书自身特征和联系进行科学处理，保证其历史联系，反应真实历史面貌 2、确保归档文书齐全完整，使应立卷归档文件均得以收集 3、保证立卷质量，按文件保存价值组卷，确保今后查考利用价值 4、便于文件保管、检索、利用，为档案工作开展奠定基础 二、文书立卷的方法 （一）、按问题特征立卷 问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作情况或涉及的人物、事件、事物等。 按问题特征立卷是将反映同一问题的文书组成一个案卷。 最广泛、灵活性 （二）、按作者特征立卷 文件作者是制发文件的单位、部门或个人。 按作者特征立卷是将属于同一作者的文件组合成案卷。 作者职能和地位不同，按作者立卷可区分文件的重要程度与保存价值 （三）、按名称特征立卷 名称是指文件的名称。 按名称特征立卷就是把同一名称的文件组成一个案卷 （四）、按时间特征立卷 时间是指文件形成时间和文件内容所针对的时间 按时间特征立卷是将属于同一年度、季度或月份的文件分别组成案卷。 年度预算、季度计划、月份统计报表 （五）、按地区特征立卷 地区是指文件来源的地区