菏泽市优抚对象电子档案扫描工作启示.pdfVIP

基层作 工 菏泽市优抚对象电子档案扫描工作启示 文·任维娜 自2012年10月份开始，按照山东省民政厅建立“金 理与正式扫描过程中对档案原件处理不当也会对档案造 民工程”的要求，菏泽市开展了优抚对象电子档案扫描 成一定程度的损害。主要表现在，一是漏扫描部分原始 录入工作。近两年来，笔者在实际工作中归纳了一些优 档案记载信息。有的原始档案页面折字或遮字，信息没 抚对象电子档案扫描中遇到的问题，有针对性提出了一 有全部扫描出来；有的只扫描其中一部分，少扫描或漏 些意见和建议，希望能够对于民政档案工作有一定的借 扫，如在多张审批表或身份证明中只扫描了一张，无法 鉴作用。 证明档案材料的连续关系。二是对列为不需要进行数字 化处理的对象进行扫描，如已经扫描过原件的复印件、 一、优抚对象电子档案扫描的背景及意义 优抚对象住院病历中的临时医嘱单等无须列入数字化 2011年全国民政信息化工作推进会，明确提出了要 处理的对象，进行了扫描。二是重复扫描同一份档案文 加快我国民政信息化建设步伐。10月，山东省民政厅 件。由于档案整理不规范，在扫描时扫描人员为了追求 《关于下发“金民工程”市、县级民政部门和相关单位 扫描速度很容易忽视扫描原件的内容，在不经过认真核 建设技术要求的通知》和《关于加快市级民政数据分中 实的情况下，对已经案卷内存在的重复档案进行扫描。 心和民政政务外网建设的通知》，要求在全省民政系统 （二）优抚档案扫描重使用轻管理 实施“金民工程”。优抚信息系统是金民工程的重要组 优抚档案的数字化是一项程序繁琐、环环相扣的工 成部分，被省厅确定为首要建设的四大业务系统之一。 作，扫描工作量大，而档案数字化后的管理工作至关重 优抚信息化建设是优待抚恤管理工作的基础性工程，优 要，影响到“金民工程”优抚业务办理的质量。因档案 抚对象电子档案扫描是民政信息化建设的重要组成部 扫描后期管理工作主要体现在对扫描件的检测与档案的 分，也是提高民政工作质量和工作效率的有效手段，更 还原两个方面，后期管理不力将造成数字化档案的不规 是公平服务的重要保证。做好这项工作，关系到优抚对 范性，也会减损原有档案的凭证价值与历史价值。主要 象政策的落实和社会的和谐稳定，对于有效改进优抚工 表现在，一是不注重纸质档案使用后的归档。有些扫描 作方式，提高优抚工作效率，推动优抚政务公开具有重 档案人员并不注重档案的后期还原工作，还原后的优抚 要意义。 档案经重新装订与封装，序号混乱、纸张破损等现象时 有发生。工作人员以为完成前期扫描工作便可，损害了 二、优抚档案数字化扫描存在的问题 档案的原貌，同时也直接造成了档案凭证价值与史料价 （一）优抚对象档案扫描不规范 值的缺损，这种行为违犯了本末倒置的错误，没有抓住 优抚档案扫描录入工作流程，主要包括档案整理、 优抚业务信息化的根本目的，将手段与目的混为一谈， 扫描准备、正式扫描、图像处理等，其中档案整理和正 致使档案重新装订与原貌不符。二是不注重损毁档案 式扫描是最容易出现问题的两个环节，整理的不规范性 的安全维护。实施档案扫描的操作过程，须对原有优抚 直接降低了扫描的速度，并且带来漏扫与重复扫描的问 档案进行撤架、拆封、编号、标记、扫描、还原等一系 题。正式扫描这一环节中参数设置不规范也会导致计算 列的处理工作，这一过程如操